Cada minuto conta numa oficina de veículos comerciais. Quando um camião está na plataforma elevatória, o relógio está a contar para a empresa de transportes e, portanto, também para o negócio da oficina. Profissional Planeamento de encomendas é, por conseguinte, a base da rentabilidade, da satisfação dos clientes e da motivação dos trabalhadores. Com Encomendas de camiões electrónicos Com as suas rotinas de diagnóstico e segurança mais longas, é ainda mais importante. Este artigo mostra-lhe, passo a passo, como otimizar o seu Disposição na oficina de veículos comerciais sistematicamente - desde a programação até ao pós-cálculo. Os inquéritos à indústria de vários mercados europeus também mostram a mesma tendência para o sector dos veículos comerciais. O planeamento de encomendas por processo baseia-se na ISO 9001 (gestão da qualidade), que exige processos documentados para uma gestão coerente das encomendas.
O planeamento estruturado de encomendas para a oficina de veículos comerciais cria a base para tempos de produção calculáveis, disponibilidade previsível de peças e uma organização diária fiável. Para a segurança profissional paralela, a Diretiva da UE 2009/104 também estabelece o quadro para equipamento de trabalho seguro. Este quadro foi transposto para os regulamentos nacionais em cada estado-membro.
O planeamento de encomendas para oficinas de veículos comerciais significa a gestão sistemática de encomendas de reparação e manutenção em termos de prazos, recursos, peças e prioridades. Combina os requisitos do cliente, a capacidade da oficina e a logística das peças num calendário realista. É, por conseguinte, a base de qualquer oficina de veículos comerciais produtiva com uma utilização estável da capacidade.
Porque é que o planeamento das encomendas falha em muitas oficinas de veículos comerciais?
As causas mais comuns de processos de oficina ineficientes não residem nas competências dos mecânicos, mas na organização prévia. Quem aceita encomendas sem verificar as capacidades cria automaticamente estrangulamentos. Se alguém só encomenda peças sobresselentes quando o veículo já está na plataforma, está a desperdiçar tempo de trabalho valioso. Se a comunicação entre o departamento de receção, a oficina e o armazém de peças for deixada ao acaso, são produzidos erros. Se quiser aprofundar o assunto, pode também ler o artigo sobre encontrar engenheiros mecatrónicos qualificados Mais informações.
Os cinco erros de planeamento mais comuns
- Sem pré-diagnóstico: As encomendas são aceites sem se conhecer o âmbito real do trabalho. Esta situação conduz a atrasos e a plataformas bloqueadas.
- Falta de controlo da capacidade: O capataz diz „Tragam o camião amanhã“, apesar de todas as plataformas estarem ocupadas.
- Peças não pré-encomendadas: A falta de peças sobresselentes é um dos factores típicos de inatividade nas oficinas de veículos comerciais. No entanto, a sua proporção pode ser significativamente reduzida com um planeamento prévio consistente.
- Faltam tempos de tampão: Uma utilização calculada da capacidade total pode parecer eficiente, mas conduz a efeitos de dominó em todas as situações de emergência.
- Não é possível acompanhar: Sem o pós-cálculo, os erros de planeamento são sistematicamente repetidos.
„Uma boa programação não começa de manhã, quando os camiões chegam. Começa três dias antes, quando é feita a marcação.“- Experiência da rede de parceiros Alltrucks
Planeamento de encomendas na oficina de veículos comerciais: em 6 passos desde a chamada até à recolha
Um profissional Planeamento de capacidades pode ser dividido em seis fases claramente definidas. Cada fase tem responsabilidades, entradas e saídas específicas. Se seguir estas etapas, reduzirá os tempos de espera, evitará os tempos mortos e criará segurança de planeamento - para a sua equipa e para os seus clientes.
Qualificar o pedido de marcação
Já no primeiro contacto esclarece: Qual o veículo (tipo, ano de fabrico, quilometragem)? Quais os sintomas? Trata-se de uma inspeção, reparação ou inspeção técnica periódica (UE 2014/45)? Também pode utilizar listas de controlo normalizadas para estimar o âmbito de trabalho previsto e as peças necessárias. Na rede de parceiros Alltrucks, este pressuposto estruturado também está definido na bússola do processo Alltrucks - desde a estruturação da encomenda até à entrega.
Verificar a capacidade e atribuir uma marcação
Em primeiro lugar, compare o tempo estimado necessário com a sua carga de trabalho atual. Tenha em conta as plataformas disponíveis, as qualificações dos mecânicos (travões, eletricidade, pneumática), as necessidades de ferramentas especiais e os tempos de reserva já programados. Uma boa orientação: planear um máximo de 80 % da capacidade teórica. Os restantes 20 % são a sua reserva de segurança para emergências e retrabalho.
Planear antecipadamente as peças sobresselentes
Assim que a data é definida, inicia-se a encomenda de peças. Para a manutenção standard, sabe-se o que é necessário com base na experiência. Para as reparações, por outro lado, reserva pelo menos as peças mais prováveis. O objetivo: quando o veículo chega, as peças estão prontas. É também aqui que começa a redução dos tempos de paragem.
Criar um planeamento diário
Na noite anterior ou no início da manhã, o diretor da oficina elabora o programa diário. Atribui tarefas às plataformas e aos mecânicos, define sequências e tem em conta as dependências (por exemplo, primeiro o diagnóstico, depois as reparações). Em seguida, visualiza o plano - digitalmente ou num quadro de planeamento bem estruturado.
Controlo e comunicação dos progressos
Durante o dia, o departamento de programação acompanha o progresso. Reconhece imediatamente os atrasos e toma as medidas necessárias: um mecânico pode dar apoio? O cliente precisa de ser informado? A comunicação entre o departamento de receção, a oficina e o armazém de peças também tem de funcionar em tempo real. Os sistemas de gestão digital de oficinas (DMS) fornecem serviços valiosos neste domínio.
Pós-cálculo e otimização do processo
Após a conclusão da encomenda, comparar os tempos planeados e reais. Onde é que houve desvios? Porquê? Documente as aprendizagens e ajuste os seus objectivos de tempo. Este passo é muitas vezes ignorado na prática, mas é o mais importante para a melhoria a longo prazo. Pode também encontrar mais ideias no artigo sobre a melhoria dos prazos de entrega.
Que ferramentas digitais ajudam na programação dos veículos comerciais?
| KPI | Padrão típico sem controlo | Orientação com planeamento estruturado |
|---|---|---|
| Tempo de processamento por encomenda normal | Várias horas, muitas vezes com tempos de espera | mais estável, com tempos de reserva deliberadamente planeados |
| Utilização da plataforma de elevação | abaixo da média, tempos de inatividade visíveis | planeado, não cosido no bordo |
| Disponibilidade de peças à chegada | não é assegurado de forma coerente | planeado com antecedência e de forma consistente |
| Taxa de descoberto por mês | Intervalos regulares | reconhecido numa fase inicial e contrariado |
| Taxa de reclamação | aumentou, com falhas de comunicação | abordados através de um feedback claro |
| Produtividade dos trabalhadores | flutuante em função da organização quotidiana | Planeável através de atribuição de sequência e qualificação |
Há dez anos, o quadro de planeamento com ímanes ainda era o padrão na Controlo da oficina. No entanto, hoje em dia, existem soluções de software especializadas que podem fazer muito mais: propostas de marcação automáticas com base na capacidade livre, apresentação do estado em tempo real de cada encomenda, encomenda integrada de peças e notificações automáticas aos clientes por SMS ou correio eletrónico. Se quiser aprofundar o assunto, também pode encontrar mais informações no artigo sobre painéis de controlo de KPI para a gestão de oficinas.
O que deve ter em atenção ao selecionar um software
Nem todos os sistemas de gestão de concessionários (DMS) são adequados para o sector dos veículos comerciais. Isto porque as oficinas de veículos comerciais têm requisitos especiais: tempos de produção mais longos do que as oficinas de automóveis de passageiros, controlo de emergência mais frequente, logística de peças mais complexa e, frequentemente, vários locais. Por conseguinte, deve prestar atenção aos seguintes critérios:
- Valores de trabalho específicos para veículos comerciais: O software deve fornecer especificações de tempo realistas para o trabalho com veículos comerciais - e não apenas valores de veículos convertidos.
- Planeamento em várias fases: Numa oficina de veículos comerciais típica, existem 4 a 12 Plataformas de elevação disponíveis. O sistema deve ser capaz de gerir todos eles ao mesmo tempo.
- Interfaces: A integração com grossistas de peças e contabilidade é obrigatória - dependendo da cobertura da marca da oficina, são adicionadas outras interfaces.
- Utilização móvel: Os mecânicos devem poder atualizar o estado do trabalho diretamente na plataforma, através de um tablet ou smartphone.
Para a gestão digital da oficina, as empresas parceiras da Alltrucks contam com módulos específicos: Werbas (sistema de gestão de concessionários, com o qual existe uma parceria de serviços), PleaseFix (para a ligação oficina-frota, parceria de serviços) e também o Alltrucks VINcat como catálogo de peças sobresselentes com pesquisa de VIN. Teremos todo o gosto em discutir a combinação mais adequada à sua atividade.
Planeamento analógico como complemento
O quadro de planeamento visual também tem o seu lugar nas empresas digitalizadas: como uma visão geral na área da oficina que cada mecânico pode ver num relance. É crucial que o quadro de planeamento espelhe o plano digital e não o substitua. O armazenamento de dados duplicados sem sincronização é pior do que a ausência de digitalização.
Planeamento de encomendas na oficina de veículos comerciais para emergências e picos sazonais
Controlo de emergência
Os veículos avariados e as reparações urgentes não podem ser planeados, mas pode preparar-se para eles. Reserve uma etapa por dia como capacidade de emergência (ou pelo menos 2-3 horas numa etapa flexível). Defina também critérios claros sobre o que conta como uma „emergência“ e o que pode esperar pela próxima marcação disponível. Para as empresas parceiras da Alltrucks é também Assistência24 o canal de assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana na rede.
Processamento da garantia e da caução
Os pedidos de garantia requerem documentação especial e, frequentemente, uma autorização prévia do fabricante. Por conseguinte, preveja um tempo de administração adicional e inicie o pedido de aprovação antes de o veículo estar na plataforma. Afinal, nada é mais irritante (e dispendioso) do que um camião que espera três dias pela aprovação da garantia - na sua plataforma.
Picos sazonais
As mudanças de pneus no outono e na primavera, os agrupamentos em torno da inspeção técnica periódica no final do ano e a época de férias no verão criam picos de carga previsíveis. As empresas experientes contrariam esta situação agrupando as marcações numa fase inicial, aumentando a capacidade (por exemplo, através de trabalho temporário) ou desviando ativamente os clientes para semanas mais fracas. A base para isso é também um Análise sistemática da utilização das oficinas.
„Uma vez que as capacidades de emergência são firmemente planeadas em vez de improvisadas, as horas extraordinárias são reduzidas e a satisfação do cliente aumenta.“- Observações práticas da rede de parceiros Alltrucks
Índices para o seu planeamento de encomendas
Não se pode melhorar o que não se mede. Por conseguinte, deve analisar estes KPIs mensalmente:
- Desvio plano/real: Qual é o desvio entre o tempo de trabalho real e o valor planeado? Valor teórico: < 15 %.
- Taxa de conclusão pela primeira vez (fixação pela primeira vez): Proporção de encomendas concluídas na primeira visita à oficina. Referência: > 85 %.
- Taxa de disponibilidade de peças: Com que frequência é que todas as peças necessárias estavam disponíveis no início do trabalho? Valor-alvo: > 92 %.
- Taxa de ocupação do palco: Proporção do tempo de palco utilizado de forma produtiva. Bom valor: 75-85 %.
- Prazo de entrega: Tempo total desde a receção do veículo até à recolha - idealmente separado por tipo de encomenda (manutenção, reparação, controlo técnico periódico).
Para mais informações sobre a gestão económica, consultar os artigos Gerir uma oficina rentável e Calcular a taxa horária.
Comece por registar os dados reais durante uma semana. Tome nota do tempo de processamento planeado e real para cada encomenda, incluindo a razão do desvio. Após apenas cinco dias úteis, reconhecerá os seus três maiores desperdiçadores de tempo.