Um Oficina de camiões em passo significa planear a quantidade certa de trabalho para os recursos disponíveis todos os dias - nem demasiado pouco, nem demasiado e, acima de tudo, distribuído uniformemente. Parece simples, mas não é. Porque a realidade em Oficinas de veículos comerciais muitas vezes tem um aspeto diferente: Às segundas-feiras, o salão está a transbordar, às quartas-feiras, os palcos estão vazios e às sextas-feiras à tarde, ninguém consegue evitar a última encomenda. O resultado são empregados stressados no início da semana, horas improdutivas a meio da semana e um retorno no final do mês que não corresponde ao esforço. Este artigo mostra-lhe como otimizar o seu Utilização da oficina otimizar sistematicamente. Se quiser adotar uma abordagem abrangente do tema, encontrará Guia de rentabilidade o quadro geral. O planeamento fiável da utilização da capacidade está também ligado aos requisitos do DIN 31051 (manutenção). A manutenção preventiva e o planeamento da capacidade são aí definidos como um dever da empresa - ladeado pela Diretiva da UE 2009/104 sobre a segurança dos equipamentos de trabalho, que foi transposto para a regulamentação nacional.
Em muitas operações com veículos comerciais, a utilização da capacidade flutua consideravelmente entre os dias mais movimentados e os mais fracos da semana - um desequilíbrio que custa dinheiro. A Diretiva da UE 2009/104 (transposta para os regulamentos nacionais) também fornece o quadro vinculativo para a segurança no trabalho paralela.
A utilização da oficina é o rácio entre a capacidade de trabalho utilizada e a disponível, medida em horas produtivas por elevador ou mecânico. A experiência tem demonstrado que uma taxa de utilização da capacidade de cerca de 78 a 85 por cento é uma referência economicamente viável. Acima de 90 por cento, no entanto, aumenta o risco de perdas de qualidade e efeitos de sobrecarga na equipa.
Como medir corretamente a utilização da oficina?
Antes de otimizar, é necessário saber qual é a sua posição. A Taxa de utilização é o rácio entre o tempo de trabalho utilizado de forma produtiva e o tempo de trabalho disponível. No entanto, o cálculo é mais complicado na prática do que na teoria. Se quiser aprofundar o assunto, pode encontrar mais informações no artigo sobre Cálculo do preço por hora Mais informações.
Os três conceitos de tempo no planeamento de workshops
- Tempo de presença: O tempo que os seus mecânicos estão no local (por exemplo, 8 horas por dia).
- Tempo produtivo disponível: Tempo de presença menos pausas, reuniões, formação, tempos de preparação e trabalho de limpeza. Realista: 6-6,5 horas por dia.
- Tempo produtivo vendido: As horas que pode cobrar ao cliente. Este é o seu índice de referência.
O Nível de produtividade (tempo vendido / tempo disponível) deve ser de pelo menos 85 %. O Grau de eficiência (tempo teórico do valor da mão de obra / tempo real utilizado) mostra se os seus mecânicos estão a trabalhar mais depressa ou mais devagar do que o valor da mão de obra. Os dois índices juntos resultam, portanto, no seu Utilização da oficina.
„A maioria dos gestores de oficinas sobrestima a utilização da sua capacidade porque confunde assiduidade com produtividade. Um olhar honesto sobre as horas vendidas é, por vezes, preocupante - mas é o primeiro passo para a melhoria.“- Observações práticas da rede de parceiros Alltrucks
Que modelo de capacidade se adequa à sua oficina de veículos comerciais?
Não existe um modelo correto. Dependendo da localização, da estrutura dos clientes e da especialização, são adequadas diferentes abordagens para Planeamento de capacidades. A tabela seguinte compara os três modelos mais comuns:
| Critério | Programação fixa | Planeamento flexível de blocos | Modelo híbrido |
|---|---|---|---|
| Princípio | A cada trabalho é atribuída uma faixa horária fixa numa fase específica | O dia é dividido em 2-3 blocos; as encomendas são atribuídas em blocos | 70 marcações fixas %, 30 blocos flexíveis % para emergências e encomendas curtas |
| Vantagens | Máxima previsibilidade, responsabilidades claras, boa comunicação com o cliente | Elevada flexibilidade, fácil reprogramação, menos administração | Equilíbrio entre previsibilidade e flexibilidade, experimentado e testado na prática |
| Desvantagens | Rigidez em situações de emergência, elevado esforço de planeamento, efeitos de dominó em caso de atraso | Menos transparência para os clientes, mais difícil de medir, risco de inatividade | Requer um despachante experiente, maior complexidade |
| Ideal para | Oficinas com volumes de encomendas previsíveis (clientes de frotas, contratos de manutenção) | Empresas com uma elevada percentagem de clientes de emergência/em funcionamento | A maioria das oficinas de veículos comerciais com uma base de clientes mista |
| Objetivo de utilização da capacidade | 80–90 % | 70–80 % | 78–85 % |
Para as operações de veículos comerciais com uma base de clientes mista, o Modelo híbridoCombina a capacidade de planear marcações fixas com a flexibilidade necessária para a atividade diária. No entanto, o pré-requisito é um despachante ou gestor de oficina que controle ativamente o sistema. A melhor maneira de descobrir qual o modelo mais adequado para o seu negócio é trabalhar com a rede Alltrucks. A aceitação estruturada de encomendas e as listas de controlo adequadas estão entre os elementos de base disponíveis para os parceiros Alltrucks. Também pode obter mais informações sobre a implementação operacional no artigo sobre Planeamento de encomendas para oficinas de veículos comerciais.
Quais são as 7 estratégias que garantem uma utilização uniforme da oficina?
| KPI | O que é medido | Porquê relevante |
|---|---|---|
| Tempo de processamento por encomenda normal | Tempo desde a entrada até à fatura | Demonstra fricção na receção, fornecimento de peças e controlo de qualidade |
| Utilização da plataforma de elevação | Horas ocupadas / horas disponíveis por fase | Revela uma utilização desigual dos postos de trabalho individuais |
| Disponibilidade de peças à chegada | Percentagem de encomendas para as quais todas as peças estão prontas antes do início do trabalho | Principal causa de períodos de inatividade não planeados |
| Taxa de descoberto por mês | Encomendas que excedem o prazo planeado | Indicador precoce de problemas de planeamento e estimativa |
| Taxa de reclamação | Retrabalho por 100 encomendas concluídas | Controla o lado da qualidade da produtividade |
| Produtividade dos trabalhadores | Horas vendidas / horas presentes | Combina o destacamento de pessoal com o impacto económico |
Regularização dos dias da semana através do controlo ativo dos horários
A segunda e a terça-feira são os dias mais movimentados na maioria das oficinas, porque os clientes telefonam „no início da semana“. Por isso, contrarie ativamente esta situação: Ofereça prazos de entrega mais curtos ou faixas horárias preferenciais de quarta a sexta-feira. Algumas empresas concedem mesmo um pequeno desconto para marcações em faixas horárias mais fracas. Isto permite-lhe otimizar a utilização da capacidade da oficina, uma vez que o objetivo é conseguir uma distribuição uniforme pelos cinco dias úteis.
Misturar tipos de encomendas de forma inteligente
Um dia cheio de grandes reparações em veículos comerciais pesados é tão problemático como um dia cheio de pequenas inspecções. Por isso, misture as coisas deliberadamente: combine trabalhos longos (caixa de velocidades, eixo) com trabalhos curtos (mudança de óleo, verificação dos travões). Desta forma, as plataformas não ficam bloqueadas todo o dia e a sua equipa trabalha de forma variada. Os Otimização dos tempos de produção beneficia diretamente desta abordagem.
Utilizar os clientes da frota como âncoras de planeamento
Os contratos de manutenção com empresas de transporte valem o seu peso em ouro - não só em termos financeiros, mas também em termos de planeamento. Por conseguinte, deve acordar dias ou semanas de manutenção fixos e planeá-los a longo prazo. Desta forma, cria-se uma utilização fiável da capacidade de base, que pode ser utilizada para clientes regulares e emergências.
Ajustamento sazonal da capacidade
A utilização da capacidade das oficinas flutua não só semanalmente, mas também sazonalmente. A vaga de PTI (inspeção periódica de veículos de acordo com a UE 2014/45) no quarto trimestre, a mudança de pneus em outubro/novembro e a época de férias no verão criam padrões previsíveis. Por conseguinte, deve planear as capacidades de pessoal (férias, trabalho temporário, contas de horas extraordinárias) e as existências de peças em conformidade.
Ordens internas como enchimento de buffer
Se uma faixa horária ficar inesperadamente livre, devem estar disponíveis postos de trabalho internos preparados: Manutenção dos veículos da oficina, reparação de ferramentas, formação, otimização dos postos de trabalho. Isto significa que nenhuma hora fica inutilizada, mesmo que não haja nenhuma encomenda de cliente pendente.
Identificar e expandir os recursos com estrangulamentos
Muitas vezes, o estrangulamento não é o número de plataformas, mas um mecânico especializado ou uma ferramenta especial. Por conseguinte, identifique os seus recursos de estrangulamento e faça investimentos direcionados: Desenvolver as segundas qualificações, reforçar as capacidades de ferramentas e equipamentos nos pontos de estrangulamento, Capacidades da plataforma de elevação expandir. Afinal de contas, um único ponto de estrangulamento pode atrasar toda a oficina. Os parceiros Alltrucks também têm acesso ao Formação Alltrucks (níveis 1/2/3) e o Certificação como técnico de sistemas multimarca disponível.
Transparência através de dados em tempo real
Só se pode controlar o que se pode ver. Um sistema digital de controlo de oficina com uma visão geral em tempo real mostra-lhe a todo o momento: Que plataforma está ocupada? Que trabalho está dentro do prazo? Onde é que está iminente um atraso? Estão disponíveis módulos específicos para os parceiros Alltrucks através das parcerias de serviço existentes: Werbas como DMS e Reparar para a ligação oficina-frota (ambas ligadas à rede Alltrucks através de parcerias de serviços). Além disso, a Alltrucks VINcat (catálogo de peças sobresselentes) através do VIN - o que reduz os tempos de pesquisa e de preparação das encomendas. Esta transparência permite tomar contramedidas ao longo do dia, em vez de só no final do mês se aperceber que a utilização da capacidade não estava correta.
Vamos analisar em conjunto qual destas estratégias terá o maior efeito na sua empresa. Por isso, entre em contacto connosco - podemos fornecer os blocos de construção adequados para a aceitação estruturada e as listas de verificação da rede de parceiros Alltrucks.
Qual é o impacto económico da utilização da capacidade na oficina?
Para ilustrar o âmbito desta questão, começaremos por calcular um exemplo de modelo com a lógica divulgada: uma oficina de veículos comerciais com 6 mecânicos e 5 dias úteis. Se quiser aprofundar o assunto, encontrará mais informações no artigo sobre o aprovisionamento de peças sobresselentes.
- Tempo produtivo disponível por dia: 6 mecânicos × 6,5 horas = 39 horas
- A 68 utilização de % (hipótese de cálculo real): 39 × 0,68 = 26,5 horas vendidas/dia
- A 82 de utilização do % (objetivo pressuposto no cálculo): 39 × 0,82 = 32 horas vendidas/dia
- diferença por dia: +5,5 horas vendidas
- diferença por mês (22 dias úteis): Cerca de 121 horas adicionais vendidas
- diferença por ano: Cerca de 1.450 horas adicionais vendidas - um efeito notável com a mesma capacidade
São cerca de 1.450 horas adicionais vendidas por ano - matematicamente, sem um único cliente novo e sem uma fase adicional, simplesmente através de uma melhor utilização das capacidades existentes. Isto requer um bom sistema de planeamento e a disciplina para o utilizar de forma consistente. No entanto, o efeito real na sua própria empresa depende da combinação de clientes, da dimensão da equipa e da situação inicial. Outros aspectos da rendibilidade são também abordados nos artigos Gerir uma oficina rentável e Calcular a taxa horária.
„Sem uma fase adicional, o volume de negócios pode muitas vezes ser aumentado simplesmente utilizando a capacidade existente de forma mais consistente - uma ferramenta de planeamento digital e um pequeno curso de formação são muitas vezes suficientes como investimento.“- Experiência da rede de parceiros Alltrucks
- Calcule a sua atual taxa de utilização da capacidade (horas vendidas / horas produtivas disponíveis) para os últimos 3 meses.
- Analise o volume de trabalho por dia da semana - identifique os seus dias mais fracos.
- Definir o modelo de capacidade: programação fixa, programação por blocos ou híbrida.
- Criar uma lista de encomendas internas para preencher os tempos de inatividade inesperados.
- Identifique os seus 3 principais recursos com estrangulamentos e planeie investimentos específicos.
- Elaborar um relatório mensal sobre a utilização da capacidade e verificar a evolução ao longo do tempo.
