In un'officina di veicoli commerciali ogni minuto è importante. Quando un camion è sulla piattaforma di sollevamento, il tempo scorre per l'azienda di trasporto e quindi anche per l'attività dell'officina. Professionale Pianificazione degli ordini è quindi alla base della redditività, della soddisfazione dei clienti e della motivazione dei dipendenti. Con Ordini di autocarri elettronici Con le sue routine di diagnostica e sicurezza più lunghe, è ancora più importante. Questo articolo vi mostra passo dopo passo come ottimizzare il vostro Smaltimento nell'officina dei veicoli commerciali sistematicamente, dalla programmazione al post-calcolo. Le indagini di settore condotte in diversi mercati europei mostrano la stessa tendenza anche per il settore dei veicoli commerciali. La pianificazione degli ordini basata sui processi si basa sulla ISO 9001 (gestione della qualità), che richiede processi documentati per una gestione coerente degli ordini.
Una pianificazione strutturata degli ordini per l'officina di veicoli commerciali crea le basi per tempi di lavorazione calcolabili, disponibilità dei pezzi prevedibile e organizzazione giornaliera affidabile. Per quanto riguarda la sicurezza sul lavoro, la Direttiva UE 2009/104 definisce anche il quadro di riferimento per le attrezzature di lavoro sicure. Questo quadro è stato trasposto in normative nazionali in ogni Stato membro.
La pianificazione degli ordini per le officine di veicoli commerciali significa la gestione sistematica degli ordini di riparazione e manutenzione in termini di scadenze, risorse, ricambi e priorità. Combina le esigenze del cliente, la capacità dell'officina e la logistica dei ricambi in un programma realistico. È quindi la base di ogni officina di veicoli commerciali produttiva con un utilizzo stabile della capacità.
Perché la pianificazione degli ordini fallisce in molte officine di veicoli commerciali?
Le cause più comuni di processi d'officina inefficienti non risiedono nelle competenze dei meccanici, ma nell'organizzazione precedente. Chi accetta gli ordini senza verificare le capacità crea automaticamente dei colli di bottiglia. Se qualcuno ordina i pezzi di ricambio solo quando il veicolo è già sulla piattaforma, perde tempo prezioso. Se la comunicazione tra il reparto di ricezione, l'officina e il magazzino ricambi è lasciata al caso, si producono errori. Se volete approfondire, potete trovare ulteriori informazioni nell'articolo su trovare ingegneri meccatronici qualificati Ulteriori informazioni.
I cinque errori di pianificazione più comuni
- Nessuna pre-diagnosi: Gli ordini vengono accettati senza conoscere l'effettiva portata del lavoro. Ciò comporta un allungamento dei tempi e un blocco delle piattaforme.
- Manca il controllo della capacità: Il caposquadra dice „Portate il camion domani“, anche se tutte le piattaforme sono occupate.
- Parti non preordinate: La mancanza di pezzi di ricambio è una delle cause tipiche dei tempi morti nelle officine di veicoli commerciali. Tuttavia, la loro percentuale può essere ridotta in modo significativo con una pianificazione anticipata e coerente.
- Mancano i tempi del buffer: Un utilizzo calcolato della piena capacità può sembrare efficiente, ma porta a effetti domino in ogni emergenza.
- Non è possibile tenere il passo: Senza il post-calcolo, gli errori di pianificazione si ripetono sistematicamente.
„Una buona programmazione non inizia la mattina quando arrivano i camion. Inizia tre giorni prima, quando viene fissato l'appuntamento“.“- L'esperienza della rete di partner Alltrucks
Pianificazione degli ordini nell'officina di veicoli commerciali: in 6 fasi, dalla chiamata al ritiro
Un professionista Pianificazione della capacità può essere suddiviso in sei fasi chiaramente definite. Ogni fase ha responsabilità, input e output specifici. Se vi attenete a queste fasi, ridurrete i tempi di attesa, eviterete i tempi morti e creerete sicurezza nella pianificazione, per il vostro team e per i vostri clienti.
Qualificare la richiesta di appuntamento
Già al primo contatto chiarite: quale veicolo (tipo, anno di fabbricazione, chilometraggio)? Quali sintomi? Si tratta di un'ispezione, di una riparazione o di un controllo tecnico periodico (UE 2014/45)? Potete anche utilizzare liste di controllo standardizzate per stimare la portata del lavoro previsto e i pezzi necessari. Nella rete di partner Alltrucks, questa ipotesi strutturata è definita anche nella bussola dei processi Alltrucks, dalla strutturazione dell'ordine alla consegna.
Verifica della capacità e assegnazione dell'appuntamento
In primo luogo, confrontate il tempo stimato con il vostro carico di lavoro attuale. Tenete conto delle piattaforme disponibili, delle qualifiche dei meccanici (freni, impianto elettrico, pneumatico), dei requisiti degli utensili speciali e dei tempi di riserva già programmati. Una buona linea guida: pianificare un massimo di 80 % della capacità teorica. I restanti 20 % sono il vostro cuscinetto di sicurezza per le emergenze e le rilavorazioni.
Pianificare in anticipo i pezzi di ricambio
Non appena viene fissata la data, si avvia l'ordine dei ricambi. Per la manutenzione standard, si sa cosa è necessario in base all'esperienza. Per le riparazioni, invece, si prenotano almeno i pezzi più probabili. L'obiettivo: quando arriva il veicolo, i pezzi sono pronti. È qui che inizia anche la riduzione dei tempi di fermo macchina.
Creare una pianificazione giornaliera
La sera prima o la mattina presto, il capo officina elabora il programma giornaliero. Assegna i lavori alle piattaforme e ai meccanici, definisce le sequenze e tiene conto delle dipendenze (ad esempio, prima la diagnostica, poi la riparazione). Quindi visualizza il piano, in formato digitale o su un pannello di pianificazione ben strutturato.
Controllo e comunicazione dei progressi
Durante la giornata, il reparto di programmazione monitora l'avanzamento dei lavori. Riconosce immediatamente i ritardi e prende le contromisure: un meccanico può fornire assistenza? È necessario informare il cliente? Anche la comunicazione tra il reparto di ricevimento, l'officina e il magazzino ricambi deve funzionare in tempo reale. I sistemi di gestione digitale dell'officina (DMS) forniscono servizi preziosi in questo ambito.
Post-calcolo e ottimizzazione del processo
Una volta completato l'ordine, confrontate i tempi pianificati con quelli effettivi. Dove ci sono state deviazioni? Perché? Documentate i risultati e modificate i vostri obiettivi temporali. Questa fase viene spesso saltata nella pratica, ma è la più importante per un miglioramento a lungo termine. Potete trovare ulteriori idee nell'articolo sul miglioramento dei tempi di consegna.
Quali strumenti digitali aiutano nella programmazione dei veicoli commerciali?
| KPI | Schema tipico senza controllo | Orientamento con pianificazione strutturata |
|---|---|---|
| Tempo di elaborazione per ordine standard | Diverse ore, spesso con tempi di attesa | più stabile, con tempi di buffer deliberatamente pianificati |
| Utilizzo della piattaforma di sollevamento | sotto la media, tempi di inattività visibili | previsto, non cucito sul bordo |
| Disponibilità dei ricambi all'arrivo | non sono garantiti in modo coerente | Pianificazione coerente e anticipata |
| Tasso di scoperto al mese | Timeout regolari | riconosciuto precocemente e contrastato |
| Tasso di reclamo | aumentata, con lacune nella comunicazione | affrontati attraverso un feedback chiaro |
| Produttività dei dipendenti | fluttuante a seconda dell'organizzazione giornaliera | Pianificabile attraverso l'assegnazione di sequenze e qualifiche |
Dieci anni fa, la lavagna di pianificazione con i magneti era ancora lo standard nella Controllo dell'officina. Oggi, tuttavia, esistono soluzioni software specializzate che possono fare molto di più: suggerimenti automatici di appuntamenti in base alla capacità libera, visualizzazione dello stato di avanzamento in tempo reale per ogni ordine, ordinazione integrata dei ricambi e notifiche automatiche ai clienti tramite SMS o e-mail. Se volete approfondire, potete trovare ulteriori informazioni nell'articolo sui cruscotti KPI per la gestione delle officine.
Che cosa si deve osservare nella scelta del software
Non tutti i sistemi di gestione dei concessionari (DMS) sono adatti al settore dei veicoli commerciali. Questo perché le officine di veicoli commerciali hanno esigenze particolari: tempi di lavorazione più lunghi rispetto alle officine di autovetture, controlli di emergenza più frequenti, logistica dei ricambi più complessa e spesso diverse sedi. È quindi necessario prestare attenzione ai seguenti criteri:
- Valori di lavoro specifici per i veicoli commerciali: Il software dovrebbe fornire specifiche temporali realistiche per i lavori sui veicoli commerciali, non solo valori di auto convertiti.
- Pianificazione in più fasi: In una tipica officina di veicoli commerciali sono presenti da 4 a 12 Piattaforme di sollevamento disponibili. Il sistema deve essere in grado di gestirli tutti contemporaneamente.
- Interfacce: L'integrazione con i grossisti di ricambi e la contabilità è obbligatoria - a seconda della copertura del marchio dell'officina, vengono aggiunte altre interfacce.
- Uso mobile: I meccanici devono essere in grado di aggiornare lo stato del lavoro direttamente sulla piattaforma, tramite tablet o smartphone.
Le aziende partner di Alltrucks si affidano a moduli specifici per la gestione digitale dell'officina: Werbas (sistema di gestione dei concessionari, con cui esiste una partnership di assistenza), PleaseFix (per il collegamento officina-flotta, partnership di assistenza) e Alltrucks VINcat come catalogo ricambi con ricerca VIN. Saremo lieti di discutere la combinazione più adatta alla vostra attività.
Pianificazione analogica come complemento
La lavagna di pianificazione visiva ha il suo posto anche nelle aziende digitalizzate: come panoramica nell'area dell'officina che ogni meccanico può vedere a colpo d'occhio. È fondamentale che il pannello di pianificazione rispecchi il piano digitale, non lo sostituisca. La duplicazione dei dati senza sincronizzazione è peggiore della mancata digitalizzazione.
Pianificazione degli ordini nell'officina veicoli commerciali per le emergenze e i picchi stagionali
Controllo di emergenza
I veicoli in panne e le riparazioni urgenti non possono essere pianificati, ma ci si può comunque preparare. Riservate una tappa al giorno come capacità di emergenza (o almeno 2-3 ore su una tappa flessibile). Definite anche criteri chiari per stabilire cosa conta come „emergenza“ e cosa può aspettare il prossimo appuntamento disponibile. Per le aziende partner di Alltrucks è anche Assist24 il canale di assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, della rete.
Elaborazione della garanzia
Gli ordini in garanzia richiedono una documentazione speciale e spesso una pre-autorizzazione da parte del produttore. Pertanto, prevedete un tempo amministrativo aggiuntivo e avviate la richiesta di approvazione prima che il veicolo sia sulla piattaforma. Non c'è niente di più fastidioso (e costoso) di un camion che aspetta tre giorni per l'approvazione della garanzia - sulla vostra piattaforma.
Picchi stagionali
Il cambio dei pneumatici in autunno e in primavera, i raggruppamenti intorno al controllo tecnico periodico di fine anno e la stagione delle vacanze in estate creano picchi di carico prevedibili. Le aziende più esperte contrastano questo fenomeno accorpando gli appuntamenti in una fase iniziale, aumentando la capacità (ad esempio attraverso il lavoro temporaneo) o dirottando attivamente i clienti verso le settimane più deboli. Alla base di tutto ciò c'è anche una Analisi sistematica dell'utilizzo dei laboratori.
„Poiché le capacità di emergenza sono saldamente pianificate anziché improvvisate, gli straordinari si riducono e la soddisfazione dei clienti aumenta“.“- Osservazioni pratiche dalla rete di partner Alltrucks
Cifre chiave per la pianificazione degli ordini
Non si può migliorare ciò che non si misura. È quindi opportuno analizzare questi KPI su base mensile:
- Scostamento piano/reale: Quanto si discosta il tempo di lavoro effettivo dal valore pianificato? Valore target: < 15 %.
- Tasso di completamento al primo tentativo (prima correzione): Percentuale di ordini completati alla prima visita in officina. Benchmark: > 85 %.
- Tasso di disponibilità delle parti: Con quale frequenza erano disponibili tutte le parti necessarie all'inizio del lavoro? Valore target: > 92 %.
- Tasso di occupazione del palco: Percentuale di tempo di scena utilizzato in modo produttivo. Buon valore: 75-85 %.
- Tempi di consegna: Tempo totale dal ricevimento del veicolo al ritiro - idealmente separato per tipo di ordine (manutenzione, riparazione, monitoraggio tecnico periodico).
Ulteriori informazioni sulla gestione economica sono reperibili anche negli articoli Gestire un laboratorio redditizio e Calcolo della tariffa oraria.
Iniziate registrando i dati effettivi di una settimana. Annotate il tempo di elaborazione previsto e quello effettivo per ogni ordine, indicando anche il motivo dello scostamento. Dopo soli cinque giorni lavorativi, riconoscerete le tre maggiori perdite di tempo.