Reduceți costurile atelierului de vehicule comerciale - optimizați sistematic fără a compromite calitatea

Reducerea costurilor sună a renunțare, la măsuri de economisire, la scăderea calității. În realitate, este exact invers. Cine își cunoaște structura costurilor și o optimizează, își creează, de fapt, marjă financiară pentru echipamente mai bune, salarii mai mari și investiții cu perspective de viitor. În multe ateliere de vehicule comerciale există un potențial evident de economisire, însă nu prin compromisuri în ceea ce privește calitatea. Acesta rezultă mai degrabă din eliminarea risipei, renegocierea contractelor supraevaluate și optimizarea proceselor. Valorile comparative din sector, furnizate de asociațiile europene de ateliere, arată, de asemenea, diferențe semnificative între întreprinderile de aceeași dimensiune. Din punct de vedere metodologic, programele structurate de reducere a costurilor pot fi aliniate la metodele consacrate de calcul al costurilor totale.

Experiența practică din rețeaua de parteneri Alltrucks arată că: cine efectuează o dată pe an o analiză structurată a costurilor găsește, de regulă, mai multe puncte de plecare pentru optimizarea costurilor. În acest proces, nici calitatea serviciilor, nici satisfacția clienților nu au de suferit. Acest articol arată, în primul rând, care sunt principalii factori determinanți și cum pot fi valorificați. Marja obținută se reflectă, de asemenea, direct în rentabilitatea atelierului dumneavoastră. Din punct de vedere metodologic, abordarea se bazează pe proceduri de calcul consacrate din cadrul formării profesionale naționale în sectorul vehiculelor comerciale.

Costurile atelierului reprezintă totalul tuturor costurilor fixe și variabile de funcționare a unui atelier pentru vehicule comerciale. Acestea includ personalul, piesele, energia, clădirile, deprecierea și IT. O structură transparentă a costurilor este, prin urmare, o condiție prealabilă pentru reducerea costurilor atelierului de autovehicule comerciale și menținerea unei marje sănătoase în service-ul autovehiculelor comerciale.

Înainte de a putea economisi, trebuie să știți unde se duc banii dumneavoastră. Deși sună banal, în practică multe întreprinderi nu dispun de o imagine detaliată a cheltuielilor. Raportul de gestiune (BWA) întocmit de consultantul fiscal este, de obicei, lunar și prezintă valori totale. Totuși, acesta nu indică ce posturi ar trebui analizate mai atent.

Costurile fixe se înregistrează indiferent de gradul de utilizare. Printre acestea se numără chiria sau arenda, ratele de leasing pentru echipamente, salariile (inclusiv ale angajaților neproductivi, cum ar fi personalul administrativ), asigurările, taxele de bază pentru IT și amortizările. Într-un atelier tipic de vehicule comerciale cu 5 mecanici, costurile fixe reprezintă, de asemenea, în mod regulat 55–70 la sută din costurile totale. Aceasta înseamnă că trebuie să generați această sumă în fiecare lună înainte ca prima marjă de contribuție să fie transferată în profit.

Costuri variabile crește și scade în funcție de volumul comenzilor. Acestea includ piesele de schimb, consumabilele, energia (cel puțin parțial), eliminarea și serviciile externe legate de comandă. Avantajul constă în faptul că economiile la costurile variabile au un efect imediat și direct asupra fiecărei comenzi în parte. Dacă reduceți costurile de întreținere a pieselor cu 10%, de exemplu, marja de contribuție a fiecărei comenzi se îmbunătățește cu această sumă la același preț de vânzare.

Personalul este cel mai mare element de cost. Cu toate acestea, reducerea costurilor de personal nu înseamnă reducerea salariilor sau concedierea angajaților. Mai degrabă, adevăratul motor constă în Productivitate: Câte dintre orele plătite sunt efectiv facturate? Fiecare punct procentual în plus din orele facturate are un impact direct asupra marjei de profit. Aceste ore reprezintă un plus de productivitate. De asemenea, o organizare structurată a preluării comenzilor și a gestionării acestora ajută la identificarea perioadelor neproductive.

Există mai multe măsuri care sporesc productivitatea. Printre acestea se numără comenzile pregătite în avans, cu piesele selectate anterior și instrucțiunile de lucru puse la dispoziție. O amenajare optimizată a atelierului reduce timpii de pregătire. Responsabilitățile clar definite și o scurtă ședință zilnică reduc întreruperile. De asemenea, puteți găsi strategii detaliate în articolul Îmbunătățirea timpilor de execuție. Fluctuația personalului se numără printre cei mai mari factori de cost ascunși. De aceea, merită să fidelizați angajații.

Multe ateliere de vehicule comerciale achiziționează piese de schimb în condiții semnificativ mai ridicate decât ar fi posibil prin negociere și strategie. Principalele motive pentru aceasta sunt: lipsa acordurilor-cadru, prea multe comenzi individuale, lipsa unei comparații sistematice a prețurilor și loialitatea emoțională față de furnizor („Comandăm de la Müller de 20 de ani“). De asemenea, puteți găsi o analiză detaliată a strategiilor de achiziție în articolul Achiziționarea de piese de schimb la prețuri avantajoase.

Rețeaua de parteneri Alltrucks poate fi, de asemenea, utilizată pentru a structura achiziția de piese. Rețeaua Alltrucks VINcat Catalogul de piese de schimb permite căutarea rapidă, precisă și eficientă a pieselor de schimb.

În ultimii ani, costurile cu energia au crescut și au devenit al treilea cel mai mare bloc de costuri pentru multe ateliere. Un atelier tipic de autovehicule comerciale cu o suprafață de 600-1 000 m² consumă, de asemenea, 80 000-150 000 kWh de energie electrică și 100 000-200 000 kWh de gaz pe an. Aici se află cel mai mare potențial de economisire:

• Aer comprimat: Pierderile din sistemul de aer comprimat cauzează pierderi procentuale de două cifre în producția de aer comprimat într-un atelier tipic. Prin urmare, un test profesional de etanșeitate se amortizează în câteva luni.
• Iluminat: Trecerea la LED reduce semnificativ costurile de iluminat; de asemenea, investiția se amortizează de obicei în primul an financiar.
• Încălzirea sălii: Radiatoarele întunecate cu infraroșu în locul încălzirii cu aer cald reduc considerabil costurile de încălzire, deoarece încălzesc posturile de lucru în mod specific și nu întregul aer din hală.
• Ușile holului: Ușile de mare viteză în locul ușilor secționale convenționale reduc, de asemenea, semnificativ pierderea de căldură la deschidere.

Nu orice economie necesită o investiție. De fapt, multe costuri sunt generate de procese ineficiente, iar acestea pot fi reduse prin măsuri organizaționale. Cei care doresc să aprofundeze acest subiect vor găsi informații suplimentare în articolul dedicat Optimizarea timpilor de procesare.

Un depozit prea plin blochează capitalul și generează costuri pentru spațiu, asigurare și pierderi. Un depozit gol, pe de altă parte, duce la comenzi urgente și timpi de așteptare. Prin urmare, soluția se află la mijloc: În primul rând, definiți nivelurile minime și maxime ale stocurilor pentru primele 100 de articole cu circulație rapidă. De asemenea, utilizați analiza ABC. Piesele A (consum ridicat) ar trebui păstrate în stoc, piesele B (consum mediu) ar trebui achiziționate de la angrosiști cu termene de livrare scurte, iar piesele C (consum scăzut) ar trebui comandate numai pe bază de comandă. Depozitarea gestionată în mod optim reduce, prin urmare, angajamentul de capital cu 20-30 %, crescând în același timp disponibilitatea.

Pierderea și uzura uneltelor reprezintă un factor de cost anual semnificativ, cu un procent de o singură cifră din costurile echipamentelor într-un atelier tipic de vehicule comerciale. Mai multe contramăsuri ajută: seturi personale de unelte pentru fiecare mecanic (sporește responsabilitatea), inventariere regulată (trimestrial) și unelte de calitate în locul celor ieftine (durează de 3-5 ori mai mult). Utilizarea în comun prin intermediul cooperativelor de ateliere sau al rețelei Alltrucks este, de asemenea, utilă, în special pentru uneltele speciale.

Procesele pe hârtie, introducerea dublă a datelor și facturarea manuală costă timp și, prin urmare, bani. Pe de altă parte, un sistem integrat de gestionare a atelierelor (DMS) automatizează introducerea comenzilor, rezervarea timpului, comanda de piese și facturarea. Parteneriatele de service din rețeaua Alltrucks oferă, de asemenea Werbas (parteneriat de servicii DMS) și Te rogFix (pentru conexiunea atelier-flotă) sunt disponibile ca module stabilite. Împreună cu Alltrucks VINcat (catalog de piese de schimb pentru căutarea prin VIN), căutarea pieselor poate fi, de asemenea, sistematizată. Prin urmare, amortizarea unei investiții în DMS are loc, de obicei, în primul sau al doilea an de funcționare.

Cea mai durabilă formă de reducere a costurilor este adesea o investiție specifică.

Prin urmare, trebuie să evaluați fiecare investiție folosind calculul amortizării: suma investiției împărțită la economiile anuale (sau cifra de afaceri suplimentară). Prin urmare, orice amortizare sub 24 de luni este o investiție bună în sectorul atelierelor. Orice investiție sub 12 luni de amortizare este, de asemenea, considerată o investiție ușoară.