Verlaag de kosten van de werkplaats voor bedrijfswagens - optimaliseer systematisch zonder aan kwaliteit in te boeten

Kosten verlagen klinkt als bezuinigingen, als besparingsmaatregelen, als kwaliteitsverlies. In werkelijkheid is het tegenovergestelde het geval. Wie zijn kostenstructuur kent en optimaliseert, creëert namelijk financiële ruimte voor betere uitrusting, hogere lonen en toekomstbestendige investeringen. In veel werkplaatsen voor bedrijfsvoertuigen ligt een duidelijk besparingspotentieel, maar niet door in te boeten aan kwaliteit. Het ontstaat veeleer door het elimineren van verspilling, het heronderhandelen van te dure contracten en het optimaliseren van processen. Vergelijkende cijfers uit Europese garagenverenigingen laten bovendien duidelijke verschillen zien tussen bedrijven van dezelfde omvang. Methodologisch gezien kunnen gestructureerde kostenbesparingsprogramma’s worden afgestemd op gevestigde methoden van volledige kostenberekening.

De praktijkervaring uit het Alltrucks-partnernetwerk leert: wie eens per jaar een gestructureerde kostenanalyse uitvoert, vindt doorgaans meerdere aanknopingspunten voor kostenoptimalisatie. Dit gaat niet ten koste van de servicekwaliteit of de klanttevredenheid. Dit artikel laat eerst zien waar de grootste kostenfactoren liggen en hoe deze kunnen worden benut. De behaalde marge komt bovendien rechtstreeks ten goede aan de winstgevendheid van uw werkplaats. Methodologisch is de aanpak daarom gebaseerd op gevestigde berekeningsmethoden uit de nationale beroepsopleiding in de bedrijfswagenbranche.

Werkplaatskosten zijn het totaal van alle vaste en variabele kosten voor de exploitatie van een werkplaats voor bedrijfsvoertuigen. Ze omvatten personeel, onderdelen, energie, gebouwen, afschrijvingen en IT. Een transparante kostenstructuur is daarom een eerste vereiste om de kosten van een werkplaats voor bedrijfsvoertuigen te verlagen en een gezonde marge te behouden bij het onderhoud van bedrijfsvoertuigen.

Voordat u kunt besparen, moet u weten waar uw geld naartoe gaat. Dat klinkt misschien voor de hand liggend, maar in de praktijk ontbreekt het veel bedrijven aan een gedetailleerd kostenoverzicht. Het bedrijfsanalyseverslag van de belastingadviseur wordt bovendien meestal maandelijks verstrekt en geeft alleen totaalbedragen weer. Het geeft echter niet aan welke posten nader onderzocht zouden moeten worden.

Vaste kosten worden gemaakt ongeacht de bezettingsgraad. Hieronder vallen huur of pacht, leasetermijnen voor apparatuur, salarissen (inclusief niet-productieve medewerkers zoals kantoorpersoneel), verzekeringen, basis IT-kosten en afschrijvingen. In een typische werkplaats voor bedrijfsvoertuigen met 5 monteurs maken de vaste kosten bovendien regelmatig 55–70 procent van de totale kosten uit. Dat betekent: dit bedrag moet u elke maand binnenhalen voordat de eerste dekkingsbijdrage in de winst terechtkomt.

Variabele kosten stijgen en dalen met het ordervolume. Hieronder vallen reserveonderdelen, verbruiksartikelen, energie (ten minste een deel), afvalverwerking en ordergerelateerde externe diensten. Het voordeel hiervan is dat besparingen op variabele kosten een onmiddellijk en direct effect hebben op elke afzonderlijke order. Als je bijvoorbeeld je onderhoudskosten voor onderdelen met 10% verlaagt, verbetert de contributiemarge van elke order met dit bedrag bij dezelfde verkoopprijs.

Personeel is de grootste kostenpost. Personeelskosten verlagen betekent echter niet lonen verlagen of werknemers ontslaan. De echte drijfveer ligt eerder in de Productiviteit: Hoeveel van de betaalde uren worden daadwerkelijk gefactureerd? Elk procentpunt meer gefactureerde uren heeft een direct effect op de dekkingsbijdrage. Deze uren worden extra gegenereerd. Een gestructureerde organisatie van offertes en opdrachten helpt bovendien om onproductieve tijden zichtbaar te maken.

Verschillende maatregelen verhogen de productiviteit. Hiertoe behoren voorbereide opdrachten met vooraf gepickte onderdelen en klaargelegde werkinstructies. Een geoptimaliseerde werkplaatsindeling verkort de omsteltijden. Duidelijke verantwoordelijkheden en een dagelijkse korte briefing verminderen onderbrekingen. Gedetailleerde strategieën vindt u bovendien in het artikel Doorlooptijden verbeteren. Personeelsverloop behoort tot de grootste verborgen kostenfactoren. Daarom loont het de moeite om medewerkers te binden.

Veel werkplaatsen voor bedrijfswagens kopen reserveonderdelen tegen voorwaarden die aanzienlijk hoger zijn dan wat mogelijk zou zijn met onderhandeling en strategie. De belangrijkste redenen hiervoor zijn: geen raamovereenkomsten, te veel individuele bestellingen, geen systematische prijsvergelijking en emotionele leveranciersloyaliteit („We bestellen al 20 jaar bij Müller“). U kunt ook een gedetailleerde analyse van inkoopstrategieën vinden in het artikel Onderdelen inkopen tegen gunstige prijzen.

Het Alltrucks partnernetwerk kan ook gebruikt worden om de aankoop van onderdelen te structureren. De Alltrucks VINcat Onderdelencatalogus maakt snel, nauwkeurig en efficiënt zoeken naar onderdelen mogelijk.

In de afgelopen jaren zijn de energiekosten gestegen tot het op twee na grootste kostenblok voor veel werkplaatsen. Een typische werkplaats voor bedrijfsvoertuigen met 600-1.000 m² halruimte verbruikt ook 80.000-150.000 kWh elektriciteit en 100.000-200.000 kWh gas per jaar. Hier ligt het grootste besparingspotentieel:

• Perslucht: Lekkages in het persluchtsysteem veroorzaken een verlies van tweecijferige percentages in de persluchtproductie in een typische werkplaats. Een professionele lektest verdient zichzelf daarom binnen een paar maanden terug.
• Verlichting: Overschakelen op LED's verlaagt de verlichtingskosten aanzienlijk; de investering verdient zichzelf meestal binnen het eerste boekjaar terug.
• Halverwarming: Infraroodstralers in plaats van warme luchtverwarming verlagen de verwarmingskosten aanzienlijk, omdat ze specifiek de werkplekken verwarmen en niet de hele lucht in de hal.
• Deuren in de hal: Snelloopdeuren in plaats van conventionele sectionaaldeuren zorgen ook voor aanzienlijk minder warmteverlies bij het openen.

Niet elke besparing vereist een investering. Veel kosten ontstaan namelijk door inefficiënte processen, en die kunnen met organisatorische maatregelen worden teruggedrongen. Wie zich hier verder in wil verdiepen, vindt bovendien meer informatie in het artikel over doorlooptijden optimaliseren.

Een overvol magazijn legt beslag op kapitaal en veroorzaakt kosten voor ruimte, verzekering en krimp. Een leeg magazijn daarentegen leidt tot spoedbestellingen en wachttijden. De oplossing ligt dus in het midden: Definieer ten eerste minimale en maximale voorraadniveaus voor uw top 100 snelbewegende artikelen. Gebruik ook de ABC-analyse. A-onderdelen (hoog verbruik) moeten op voorraad worden gehouden, B-onderdelen (gemiddeld verbruik) moeten worden ingekocht bij groothandelaren met korte levertijden en C-onderdelen (laag verbruik) moeten alleen op bestelling worden besteld. Optimaal beheerde opslag vermindert het kapitaalbeslag met 20-30 procent en verhoogt tegelijkertijd de beschikbaarheid.

Gereedschapverlies en -slijtage veroorzaken een aanzienlijke jaarlijkse kostenfactor in het midden van eencijferig percentage van de materiaalkosten in een typische werkplaats voor bedrijfsvoertuigen. Verschillende tegenmaatregelen helpen: persoonlijke gereedschapssets voor elke monteur (vergroot de verantwoordelijkheid), regelmatige inventarisatie (per kwartaal) en kwaliteitsgereedschap in plaats van goedkope goederen (gaat 3-5 keer langer mee). Gedeeld gebruik via werkplaatscoöperaties of het Alltrucks netwerk is ook de moeite waard, vooral voor speciaal gereedschap.

Papieren processen, dubbele gegevensinvoer en handmatige facturatie kosten tijd en dus geld. Een geïntegreerd werkplaatsbeheersysteem (DMS) daarentegen automatiseert de orderinvoer, tijdregistratie, bestelling van onderdelen en facturatie. Service partnerschappen in het Alltrucks netwerk bieden ook Werbas (DMS-servicepartnerschap) en PleaseFix (voor de werkplaats-vlootverbinding) zijn beschikbaar als bestaande modules. In combinatie met de Alltrucks VINcat (onderdelencatalogus voor zoeken via het VIN) kan het zoeken naar onderdelen ook worden gesystematiseerd. De afschrijving van een DMS-investering vindt daarom meestal plaats in het eerste tot tweede werkingsjaar.

De meest duurzame vorm van kostenreductie is vaak een gerichte investering.

Daarom moet je elke investering evalueren aan de hand van de amortisatieberekening: investeringsbedrag gedeeld door jaarlijkse besparingen (of extra omzet). Alles onder de 24 maanden afschrijving is daarom een goede investering in de werkplaatssector. Alles onder de 12 maanden wordt ook beschouwd als een no-brainer.