Reduzir os custos das oficinas de veículos comerciais - otimizar sistematicamente sem comprometer a qualidade

Reduzir os custos parece uma renúncia, medidas de poupança, perda de qualidade. Na verdade, é precisamente o contrário. Quem Estrutura de custos conhece e otimiza, pois cria margem financeira para melhor equipamento, salários mais elevados e investimentos com perspetivas de futuro. Em muitos Oficinas de veículos comerciais Existe um potencial de poupança evidente, mas não através de compromissos em termos de qualidade. Resulta, antes, da eliminação do desperdício, da renegociação de contratos excessivamente onerosos e da otimização dos processos. Os valores comparativos do setor, provenientes de associações europeias de oficinas, revelam ainda diferenças significativas entre empresas de dimensão semelhante. Do ponto de vista metodológico, os programas estruturados de redução de custos podem basear-se em métodos consagrados de contabilidade de custos totais.

A experiência prática da rede de parceiros Alltrucks demonstra-o: Quem faz uma análise de custos estruturada uma vez por ano encontra normalmente vários pontos de partida para a otimização de custos. A qualidade do serviço e a satisfação do cliente não sofrem com isso. Este artigo mostra, em primeiro lugar, onde se encontram os maiores factores e como podem ser utilizados. A margem ganha também flui diretamente para o seu Rentabilidade da oficina. Metodologicamente, a abordagem baseia-se, portanto, em procedimentos de cálculo estabelecidos a partir da formação profissional nacional no sector dos veículos comerciais.

Os custos da oficina são o total de todos os custos fixos e variáveis do funcionamento de uma oficina de veículos comerciais. Incluem o pessoal, as peças, a energia, os edifícios, as amortizações e as TI. Uma estrutura de custos transparente é, por conseguinte, um pré-requisito para reduzir os custos das oficinas de veículos comerciais e manter uma margem saudável na manutenção de veículos comerciais.

Antes de poder poupar, é preciso saber para onde vai o seu dinheiro. Embora pareça banal, na prática muitas empresas não dispõem de uma visão geral detalhada das despesas. Além disso, o relatório de gestão financeira (BWA) do contabilista é geralmente mensal e apresenta valores totais. No entanto, não revela quais as rubricas que devem ser analisadas.

Custos fixos são incorridos independentemente da utilização da capacidade. Estes custos incluem a renda ou o aluguer, as prestações de leasing para equipamento, os salários (incluindo os empregados não produtivos, como o pessoal de escritório), os seguros, as taxas básicas de TI e a depreciação. Numa oficina de veículos comerciais típica com 5 mecânicos, os custos fixos também representam regularmente 55-70% dos custos totais. Isto significa que é necessário gerar este montante todos os meses antes de a primeira margem de contribuição entrar nos lucros.

Custos variáveis aumentam e diminuem com o volume de encomendas. Estes incluem peças sobressalentes, consumíveis, energia (pelo menos em parte), eliminação e serviços externos relacionados com a encomenda. A vantagem é que a poupança nos custos variáveis tem um efeito imediato e direto em cada encomenda individual. Se reduzir os seus custos de manutenção de peças em 10%, por exemplo, a margem de contribuição de cada encomenda melhora nesse montante com o mesmo preço de venda.

O pessoal é a maior rubrica de custos. No entanto, reduzir os custos de pessoal não significa reduzir salários ou despedir trabalhadores. Em vez disso, o verdadeiro fator de redução reside na Produtividade: Quantas das horas pagas são efetivamente faturadas? Cada ponto percentual a mais de horas faturadas tem um impacto direto na margem de contribuição. Estas horas são geradas adicionalmente. Uma organização estruturada da receção de pedidos e da gestão de encomendas ajuda, além disso, a identificar os períodos improdutivos.

Várias medidas aumentam a produtividade. Entre elas contam-se as encomendas preparadas com peças previamente selecionadas e instruções de trabalho já disponibilizadas. Uma disposição otimizada da oficina reduz os tempos de preparação. Responsabilidades claras e uma breve reunião diária diminuem as interrupções. Pode encontrar estratégias detalhadas também no artigo Melhorar os tempos de produção. A rotatividade de pessoal é um dos maiores fatores de custo ocultos. Por isso, vale a pena, Retiver os colaboradores.

Muitas oficinas de veículos comerciais compram peças sobresselentes em condições significativamente superiores às que seriam possíveis com negociação e estratégia. As principais razões para este facto são: ausência de acordos-quadro, demasiadas encomendas individuais, ausência de comparação sistemática de preços e fidelidade emocional ao fornecedor („Há 20 anos que fazemos encomendas à Müller“). Pode também encontrar uma análise pormenorizada das estratégias de compra no artigo Aquisição de peças sobresselentes a preços favoráveis.

A rede de parceiros Alltrucks também pode ser utilizada para estruturar a compra de peças. O Alltrucks VINcat O catálogo de peças sobressalentes permite uma pesquisa rápida, precisa e eficiente de peças sobressalentes.

Nos últimos anos, os custos de energia aumentaram e tornaram-se o terceiro maior bloco de custos para muitas oficinas. Uma oficina típica de veículos comerciais com 600-1.000 m² de espaço de pavilhão consome 80.000-150.000 kWh de eletricidade e 100.000-200.000 kWh de gás por ano. É aqui que reside o maior potencial de poupança:

• Ar comprimido: As fugas no sistema de ar comprimido causam perdas percentuais de dois dígitos na produção de ar comprimido numa oficina típica. Assim, um teste de fugas profissional paga-se a si próprio em poucos meses.
• Iluminação: A mudança para LED reduz significativamente os custos de iluminação; o investimento também se paga normalmente no primeiro ano financeiro.
• Aquecimento do pavilhão: Os radiadores escuros de infravermelhos, em vez do aquecimento por ar quente, reduzem consideravelmente os custos de aquecimento, uma vez que aquecem especificamente os postos de trabalho e não todo o ar do pavilhão.
• Portas de entrada: As portas rápidas em vez das portas seccionais convencionais também reduzem significativamente a perda de calor durante a abertura.

Nem todas as poupanças exigem um investimento. Muitos custos são causados por processos ineficientes, que podem ser reduzidos com medidas organizacionais. Se quiser aprofundar o assunto, pode também obter mais informações no artigo sobre Otimizar os tempos de produção Mais informações.

Um armazém demasiado cheio imobiliza capital e origina custos de espaço, seguros e quebras. Um armazém vazio, por outro lado, leva a encomendas urgentes e a tempos de espera. A solução está, portanto, no meio: Em primeiro lugar, defina níveis de stock mínimos e máximos para os seus 100 artigos de maior movimento. Utilize também a análise ABC. As peças A (de elevado consumo) devem ser mantidas em stock, as peças B (de consumo médio) devem ser compradas a grossistas com prazos de entrega curtos e as peças C (de baixo consumo) devem ser encomendadas apenas por ordem de encomenda. A gestão optimizada do armazenamento reduz, assim, o investimento de capital em 20-30%, aumentando simultaneamente a disponibilidade.

A perda e o desgaste de ferramentas constituem um fator de custo anual significativo, na ordem de um dígito percentual médio dos custos de equipamento numa oficina de veículos comerciais típica. Várias contramedidas ajudam: conjuntos de ferramentas pessoais para cada mecânico (aumenta a responsabilidade), inventário regular (trimestral) e ferramentas de qualidade em vez de produtos baratos (duram 3-5 vezes mais). A utilização partilhada através de cooperações entre oficinas ou da rede Alltrucks também vale a pena, especialmente para ferramentas especiais.

Os processos em papel, a duplicação da introdução de dados e a faturação manual custam tempo e, consequentemente, dinheiro. Um sistema integrado de gestão de oficinas (DMS), por outro lado, automatiza a entrada de encomendas, o registo de horas, a encomenda de peças e a faturação. As parcerias de serviços na rede Alltrucks também fornecem Werbas (parceria de serviços DMS) e Reparar (para a ligação oficina-frota) estão disponíveis como módulos estabelecidos. Em conjunto com o Alltrucks VINcat (catálogo de peças sobressalentes para pesquisa através do VIN), a pesquisa de peças também pode ser sistematizada. A amortização do investimento num DMS ocorre, portanto, normalmente no primeiro ou segundo ano de funcionamento.

A forma mais sustentável de redução de custos é frequentemente um investimento direcionado.

Por conseguinte, cada investimento deve ser avaliado com base no cálculo da amortização: montante do investimento dividido pela poupança anual (ou volume de negócios adicional). Qualquer investimento inferior a 24 meses de amortização é, portanto, um bom investimento no sector das oficinas. Tudo o que for inferior a 12 meses é também considerado um bom investimento.