Minska verkstadskostnaderna för kommersiella fordon - optimera systematiskt utan att kompromissa med kvaliteten

Att sänka kostnaderna låter som avstående, som besparingsåtgärder, som kvalitetsförluster. I själva verket är det tvärtom. Den som känner till sin kostnadsstruktur och optimerar den skapar nämligen ekonomiskt utrymme för bättre utrustning, högre löner och framtidssäkra investeringar. I många verkstäder för nyttofordon finns en tydlig besparingspotential, men inte genom att tumma på kvaliteten. Den uppstår snarare genom att eliminera slöseri, omförhandla överprissatta avtal och optimera processer. Branschjämförelser från europeiska verkstadsorganisationer visar dessutom på märkbara skillnader mellan företag av samma storlek. Metodiskt sett kan strukturerade kostnadsbesparingsprogram utformas utifrån etablerade metoder för fullkostnadsberäkning.

Erfarenheter från Alltrucks partnernätverk visar: Den som genomför en strukturerad kostnadsanalys en gång om året hittar i regel flera utgångspunkter för kostnadsoptimering. Varken servicekvaliteten eller kundnöjdheten påverkas negativt. Den här artikeln visar först var de största drivkrafterna finns och hur de kan utnyttjas. Den vinstmarginal som uppnås bidrar dessutom direkt till din verkstadens lönsamhet. Metodmässigt bygger tillvägagångssättet därför på etablerade beräkningsmetoder från den nationella yrkesutbildningen inom nyttofordonsbranschen.

Verkstadskostnader är summan av alla fasta och rörliga kostnader för att driva en verkstad för kommersiella fordon. De omfattar personal, reservdelar, energi, byggnader, avskrivningar och IT. En transparent kostnadsstruktur är därför en förutsättning för att minska verkstadskostnaderna för kommersiella fordon och upprätthålla en sund marginal inom service av kommersiella fordon.

Innan ni kan spara måste ni veta vart era pengar tar vägen. Det låter visserligen banalt, men i praktiken saknar många företag en detaljerad kostnadsöversikt. Dessutom kommer skatterådgivarens BWA oftast varje månad och visar endast totalsummor. Den avslöjar dock inte vilka poster som bör granskas närmare.

Fasta kostnader uppstår oberoende av utnyttjandegraden. Dessa omfattar hyra eller arrende, leasingavgifter för utrustning, löner (inklusive icke-produktiv personal såsom kontorspersonal), försäkringar, grundavgifter för IT och avskrivningar. I en typisk verkstad för nyttofordon med 5 mekaniker utgör de fasta kostnaderna dessutom regelbundet 55–70 procent av de totala kostnaderna. Det innebär att ni måste täcka denna summa varje månad innan det första täckningsbidraget går till vinsten.

Rörliga kostnader ökar och minskar med ordervolymen. Dessa inkluderar reservdelar, förbrukningsvaror, energi (åtminstone delvis), avfallshantering och orderrelaterade externa tjänster. Fördelen med detta är att besparingar på rörliga kostnader får en omedelbar och direkt effekt på varje enskild order. Om man t.ex. sänker sina underhållskostnader för reservdelar med 10%, förbättras täckningsbidraget för varje order med detta belopp vid samma försäljningspris.

Personal är den största kostnadsposten. Att minska personalkostnaderna innebär dock inte att sänka lönerna eller säga upp anställda. Snarare ligger den verkliga drivkraften i Produktivitet: Hur många av de betalda timmarna faktureras egentligen? Varje procentenhet fler fakturerade timmar påverkar direkt täckningsbidraget. Dessa timmar genereras utöver det vanliga. En strukturerad organisation av offert- och orderhanteringen bidrar dessutom till att synliggöra improduktiva tider.

Flera åtgärder bidrar till att öka produktiviteten. Bland annat förberedda uppdrag med delar som plockats i förväg och färdiga arbetsinstruktioner. En optimerad verkstadslayout minskar omställningstiderna. Tydliga ansvarsområden och ett kort dagligt genomgångsmöte minskar avbrotten. Detaljerade strategier hittar du dessutom i artikeln Förbättra genomloppstiderna. Personalomsättning är en av de största dolda kostnadsfaktorerna. Därför lönar det sig att behålla personalen.

Många verkstäder för kommersiella fordon köper reservdelar till villkor som är betydligt högre än vad som skulle vara möjligt med förhandling och strategi. De främsta orsakerna till detta är: inga ramavtal, för många enskilda beställningar, ingen systematisk prisjämförelse och känslomässig leverantörslojalitet („Vi har beställt från Müller i 20 år“). Du hittar också en detaljerad analys av inköpsstrategier i artikeln Procuring spare parts at favourable prices.

Alltrucks partnernätverk kan också användas för att strukturera inköp av reservdelar. Alltrucks Alltrucks VINcat reservdelskatalog möjliggör snabb, exakt och effektiv sökning efter reservdelar.

Under de senaste åren har energikostnaderna stigit till att bli den tredje största kostnadsposten för många verkstäder. En typisk verkstad för kommersiella fordon med en hallyta på 600-1.000 m² förbrukar 80.000-150.000 kWh el och 100.000-200.000 kWh gas per år. Det är här den största besparingspotentialen finns:

• Tryckluft: Läckage i tryckluftssystemet orsakar tvåsiffriga procentuella förluster i tryckluftsproduktionen i en typisk verkstad. Ett professionellt läckagetest betalar sig därför inom några månader.
• Belysning: Att byta till LED minskar belysningskostnaderna avsevärt; investeringen betalar sig också vanligtvis inom det första räkenskapsåret.
• Uppvärmning av hallen: Infraröda mörka radiatorer i stället för varmluftsuppvärmning minskar uppvärmningskostnaderna märkbart, eftersom de värmer upp arbetsstationerna specifikt och inte hela halluften.
• Dörrar till hallen: Snabbportar i stället för konventionella takskjutportar minskar också värmeförlusterna avsevärt när de öppnas.

Inte alla besparingar kräver en investering. Många kostnader uppstår nämligen till följd av ineffektiva processer, och dessa kan minskas genom organisatoriska åtgärder. Den som vill fördjupa sig i ämnet hittar dessutom ytterligare tips i artikeln om Optimera genomloppstider.

Ett överfullt lager binder kapital och orsakar kostnader för utrymme, försäkringar och svinn. Ett tomt lager leder å andra sidan till brådskande beställningar och väntetider. Lösningen ligger därför i mitten: Definiera först minimi- och maximilagernivåer för dina 100 mest snabbrörliga artiklar. Använd också ABC-analysen. A-delar (hög förbrukning) ska lagerhållas, B-delar (medelhög förbrukning) ska köpas in från grossister med korta leveranstider och C-delar (låg förbrukning) ska endast beställas på orderbasis. En optimalt hanterad lagerhållning minskar därför kapitalbindningen med 20-30 procent samtidigt som tillgängligheten ökar.

Förlust och slitage av verktyg utgör en betydande årlig kostnadsfaktor i mitten av det ensiffriga procentintervallet av utrustningskostnaderna i en typisk verkstad för kommersiella fordon. Flera motåtgärder kan hjälpa till: personliga verktygssatser för varje mekaniker (ökar ansvarstagandet), regelbunden inventering (kvartalsvis) och kvalitetsverktyg i stället för billiga varor (håller 3-5 gånger längre). Delad användning via verkstadssamarbeten eller Alltrucks-nätverket är också värdefullt, särskilt för specialverktyg.

Pappersprocesser, dubbel datainmatning och manuell fakturering kostar tid och därmed pengar. Ett integrerat system för verkstadshantering (DMS) automatiserar å andra sidan orderinmatning, tidsbokning, beställning av reservdelar och fakturering. Servicepartnerskapen i Alltrucks-nätverket ger också Werbas (DMS servicepartnerskap) och PleaseFix (för kopplingen verkstad-flotta) finns tillgängliga som etablerade moduler. I samband med Alltrucks VINcat (reservdelskatalog för sökning via VIN) kan även sökningen efter reservdelar systematiseras. Avskrivningen av en DMS-investering sker därför normalt under det första till andra driftsåret.

Den mest hållbara formen av kostnadssänkning är ofta en riktad investering.

Därför bör du utvärdera varje investering med hjälp av avskrivningskalkylen: investeringssumman dividerad med den årliga besparingen (eller meromsättningen). Allt under 24 månaders amortering är därför en bra investering inom verkstadssektorn. Allt under 12 månader anses också vara en no-brainer.