Réduire les coûts d'entretien des véhicules utilitaires - optimiser systématiquement sans perte de qualité.

Réduire les coûts sonne comme un renoncement, des mesures d'économie, une perte de qualité. En réalité, c'est le contraire qui est vrai. En effet, connaître et optimiser sa structure de coûts permet de dégager une marge de manœuvre financière pour un meilleur équipement, des salaires plus élevés et des investissements pérennes. Dans de nombreux Ateliers de réparation de véhicules utilitaires Il existe un potentiel d'économie évident, mais pas en faisant des concessions sur la qualité. Il résulte plutôt de l'élimination du gaspillage, de la renégociation de contrats trop chers et de l'optimisation des processus. Les valeurs comparatives de la branche provenant d'associations européennes d'ateliers montrent en outre des écarts reconnaissables entre des entreprises de même taille. D'un point de vue méthodologique, les programmes structurés de réduction des coûts peuvent être appliqués à l'échelle de l'entreprise. DIN EN 13306 (norme européenne sur les termes de maintenance) et s'aligner sur les méthodes établies de calcul des coûts complets.

La pratique du réseau de partenaires Alltrucks le montre : En effectuant une analyse structurée des coûts une fois par an, on trouve généralement plusieurs points de départ pour optimiser les coûts. Ni la qualité du service ni la satisfaction du client n'en pâtissent. Cet article montre tout d'abord où se trouvent les principaux moteurs et comment les utiliser. De plus, la marge gagnée est directement réinvestie dans votre Rentabilité de l'atelier. D'un point de vue méthodologique, l'approche s'appuie donc sur des procédures de calcul établies dans le cadre de la formation professionnelle nationale dans le secteur de l'automobile.

Les coûts d'atelier sont l'ensemble des coûts fixes et variables liés à l'exploitation d'un atelier de réparation de véhicules utilitaires. Ils comprennent le personnel, les pièces, l'énergie, les bâtiments, les amortissements et l'informatique. Une structure de coûts transparente est donc la condition sine qua non pour pouvoir réduire les coûts d'atelier des VU et maintenir une marge saine dans le service des véhicules utilitaires.

Avant de pouvoir faire des économies, vous devez savoir où va votre argent. Cela peut paraître banal, mais dans la pratique, de nombreuses entreprises ne disposent pas d'un aperçu détaillé des coûts. De plus, le rapport d'activité du conseiller fiscal n'arrive que tous les trimestres et présente des valeurs totales. Il ne révèle toutefois pas quels postes devraient être remis en question.

Frais fixes sont générés indépendamment de l'utilisation. Ils comprennent le loyer ou la location, les taux de leasing pour l'équipement, les salaires (y compris les employés non productifs tels que le personnel de bureau), les assurances, les frais de base informatiques et l'amortissement. En outre, dans un atelier de réparation de véhicules utilitaires typique avec 5 mécaniciens, les frais fixes représentent régulièrement 55 à 70 % des coûts totaux. Cela signifie que c'est la somme que vous devez générer chaque mois avant que la première marge bénéficiaire ne soit intégrée au bénéfice.

Coûts variables augmentent et diminuent en fonction du volume de la commande. Il s'agit des pièces de rechange, des consommables, de l'énergie (au moins en partie), de l'élimination des déchets et des prestations externes liées à la commande. L'avantage est que les économies réalisées sur les coûts variables se répercutent immédiatement et directement sur chaque commande. Si vous réduisez par exemple vos coûts d'entretien des pièces de 10 %, la marge de contribution de chaque commande s'améliore d'autant pour le même prix de vente.

Le personnel est le poste de dépenses le plus important. Réduire les frais de personnel ne signifie toutefois pas réduire les salaires ou licencier des collaborateurs. Le véritable moteur réside plutôt dans ProductivitéCombien d'heures payées sont effectivement facturées ? Chaque point de pourcentage d'heures facturées en plus a un impact direct sur la marge brute. Ces heures ne sont pas économisées, mais génèrent des revenus supplémentaires. Une organisation structurée de la réception et des commandes permet en outre de mettre en évidence les heures improductives.

Plusieurs mesures permettent d'augmenter la productivité : des commandes préparées (pièces prélevées à l'avance, instructions de travail préparées), des temps de préparation réduits grâce à un agencement optimisé de l'atelier ainsi que moins d'interruptions grâce à des responsabilités claires et un briefing quotidien succinct. Vous trouverez également des stratégies détaillées dans l'article Améliorer les temps de passage. La fluctuation du personnel fait d'ailleurs partie des plus grands facteurs de coûts cachés - plus d'informations à ce sujet sous Fidéliser les employés.

De nombreux ateliers de réparation de véhicules utilitaires achètent des pièces de rechange à des conditions nettement supérieures à ce qu'il serait possible d'obtenir par la négociation et la stratégie. Les principales causes de cette situation : pas de contrat-cadre, trop de commandes individuelles, pas de comparaison systématique des prix et une fidélité émotionnelle au fournisseur („cela fait 20 ans que nous commandons chez Müller“). Vous trouverez par ailleurs une analyse détaillée des stratégies d'achat dans l'article Se procurer des pièces de rechange à bon prix.

Le réseau de partenaires Alltrucks permet également de structurer l'achat de pièces. Le site Alltrucks VINcat Le catalogue de pièces détachées permet une recherche rapide, précise et efficace des pièces détachées.

Ces dernières années, les coûts énergétiques sont devenus le troisième poste de dépenses de nombreux ateliers. Un atelier de réparation de véhicules utilitaires typique de 600 à 1 000 m² consomme en outre 80 000 à 150 000 kWh d'électricité et 100 000 à 200 000 kWh de gaz par an. C'est dans ce domaine que le potentiel d'économie est le plus important :

• l'air comprimé : Dans un atelier typique, les fuites dans le système d'air comprimé entraînent des pertes à deux chiffres sur la production d'air comprimé. Un contrôle professionnel des fuites est donc amorti en quelques mois.
• Éclairage : Le passage aux LED permet de réduire considérablement les coûts d'éclairage ; de plus, l'investissement est généralement rentabilisé au cours du premier exercice.
• Chauffage du hall : Les radiateurs infrarouges à tubes sombres au lieu du chauffage à air chaud réduisent sensiblement les coûts de chauffage, car ils chauffent de manière ciblée les postes de travail et non l'ensemble de l'air du hall.
• Portes du hall : Les portes rapides au lieu des portes sectionnelles conventionnelles réduisent en outre considérablement la perte de chaleur lors de l'ouverture.

Toutes les économies ne nécessitent pas un investissement. De nombreux coûts sont en effet générés par des processus inefficaces, et ceux-ci peuvent être réduits par des mesures organisationnelles. Ceux qui souhaitent aller plus loin trouveront en outre dans la contribution à Optimiser les temps de passage pour aller plus loin.

Un entrepôt trop plein immobilise le capital et entraîne des coûts de surface, d'assurance et de démarque. En revanche, un entrepôt vide entraîne des commandes urgentes et des délais d'attente. La solution se trouve donc au milieu : Définissez d'abord des niveaux de stock minimum et maximum pour vos 100 premières pièces à rotation rapide. Utilisez également l'analyse ABC. Les pièces A (consommation élevée) doivent être stockées, les pièces B (consommation moyenne) doivent être achetées chez le grossiste avec un délai de livraison court et les pièces C (consommation rare) ne doivent être commandées que sur commande. Une gestion optimale des stocks permet donc de réduire l'immobilisation du capital de 20 à 30 % tout en augmentant la disponibilité.

La perte et l'usure des outils représentent un facteur de coût annuel significatif dans un atelier de réparation automobile typique, de l'ordre d'un pourcentage moyen à un chiffre des coûts d'équipement. Plusieurs mesures permettent d'y remédier : des jeux d'outils personnels pour chaque mécanicien (augmente la responsabilité), un inventaire régulier (trimestriel) et des outils de qualité plutôt que des produits bon marché (durent 3 à 5 fois plus longtemps). En outre, l'utilisation partagée via des coopérations d'ateliers ou le réseau Alltrucks est particulièrement intéressante pour les outils spéciaux.

Les processus papier, la double saisie des données et la facturation manuelle font perdre du temps et donc de l'argent. Un système de gestion d'atelier (DMS) intégré automatise en revanche la saisie des commandes, la comptabilisation des heures, la commande des pièces et la facturation. De plus, grâce à des partenariats de service dans le réseau Alltrucks, des services de maintenance sont disponibles. Werbas (partenariat de service DMS) et PleaseFix (pour la connexion atelier-flottes) sont disponibles en tant que modules établis. En combinaison avec le Alltrucks VINcat (catalogue de pièces détachées pour la recherche via le VIN) permet en outre de systématiser la recherche de pièces. Le retour sur investissement d'un DMS se fait donc typiquement au cours de la première ou de la deuxième année d'exploitation.

La forme la plus durable de réduction des coûts est souvent un investissement ciblé.

Évaluez donc chaque investissement à l'aide du calcul d'amortissement : montant de l'investissement divisé par les économies annuelles (ou le chiffre d'affaires supplémentaire). Tout ce qui est inférieur à 24 mois d'amortissement est donc un bon investissement dans le secteur des ateliers. Tout ce qui est inférieur à 12 mois est en outre considéré comme un "no-brainer".