Ridurre i costi delle officine per veicoli commerciali - ottimizzare sistematicamente senza compromettere la qualità.

Ridurre i costi sembra sinonimo di rinunce, misure di risparmio e cali di qualità. In realtà è vero il contrario. Chi conosce la propria struttura dei costi e la ottimizza, crea infatti un margine finanziario per attrezzature migliori, salari più alti e investimenti a prova di futuro. In molte officine per veicoli commerciali esiste un potenziale di risparmio evidente, che però non deriva da compromessi sulla qualità. Deriva piuttosto dall’eliminazione degli sprechi, dalla rinegoziazione di contratti troppo onerosi e dall’ottimizzazione dei processi. I dati comparativi di settore forniti dalle associazioni europee delle officine mostrano inoltre notevoli differenze tra aziende di pari dimensioni. Dal punto di vista metodologico, i programmi strutturati di riduzione dei costi possono essere basati su metodi consolidati di contabilità a costi pieni.

L’esperienza della rete di partner Alltrucks dimostra che chi effettua un’analisi strutturata dei costi una volta all’anno individua di norma diversi punti di intervento per l’ottimizzazione dei costi, senza che ciò vada a discapito né della qualità del servizio né della soddisfazione dei clienti. Questo articolo illustra innanzitutto quali sono i principali fattori di costo e come sfruttarli. Il margine ottenuto confluisce inoltre direttamente nella redditività della vostra officina. Dal punto di vista metodologico, l’approccio si basa quindi su procedure di calcolo consolidate provenienti dalla formazione professionale nazionale nel settore dei veicoli commerciali.

I costi dell'officina sono il totale di tutti i costi fissi e variabili per la gestione di un'officina di veicoli commerciali. Comprendono il personale, i ricambi, l'energia, gli edifici, l'ammortamento e l'informatica. Una struttura dei costi trasparente è quindi un prerequisito per ridurre i costi dell'officina di veicoli commerciali e mantenere un margine sano nell'assistenza ai veicoli commerciali.

Prima di poter risparmiare, è necessario sapere dove vanno a finire i propri soldi. Anche se può sembrare banale, nella pratica molte aziende non dispongono di una panoramica dettagliata delle spese. Inoltre, il rendiconto economico-finanziario (BWA) redatto dal commercialista viene solitamente fornito con cadenza mensile e riporta solo i valori complessivi, senza indicare quali voci dovrebbero essere analizzate più approfonditamente.

I costi fissi vengono sostenuti indipendentemente dal tasso di utilizzo. Tra questi rientrano l’affitto o il canone di locazione, le rate di leasing per le attrezzature, gli stipendi (compresi i dipendenti non produttivi come il personale d’ufficio), le assicurazioni, i canoni fissi per l’IT e gli ammortamenti. In una tipica officina per veicoli commerciali con 5 meccanici, i costi fissi rappresentano inoltre regolarmente il 55–70% dei costi totali. Ciò significa che dovete generare questa somma ogni mese prima che il primo margine di contribuzione confluisca nell’utile.

Costi variabili aumentano e diminuiscono con il volume degli ordini. Questi includono i pezzi di ricambio, i materiali di consumo, l'energia (almeno in parte), lo smaltimento e i servizi esterni legati all'ordine. Il vantaggio è che i risparmi sui costi variabili hanno un effetto immediato e diretto su ogni singolo ordine. Se si riducono i costi di manutenzione dei ricambi del 10%, ad esempio, il margine di contribuzione di ogni ordine migliora di questo importo a parità di prezzo di vendita.

Il personale è la voce di costo più importante. Tuttavia, ridurre i costi del personale non significa tagliare gli stipendi o licenziare i dipendenti. Piuttosto, il vero motore sta nel Produttività: Quante delle ore retribuite vengono effettivamente fatturate? Ogni punto percentuale in più di ore fatturate incide direttamente sul margine di contribuzione. Queste ore rappresentano un guadagno aggiuntivo. Un’organizzazione strutturata delle richieste e degli ordini aiuta inoltre a individuare i tempi improduttivi.

Diverse misure consentono di aumentare la produttività. Tra queste figurano gli ordini preparati in anticipo con i componenti già prelevati e le istruzioni di lavoro già pronte. Una disposizione ottimizzata dell’officina riduce i tempi di attrezzaggio. Competenze ben definite e un breve briefing quotidiano riducono le interruzioni. Potete trovare strategie dettagliate anche nell’articolo Migliorare i tempi di lavorazione. Il turnover del personale è uno dei maggiori fattori di costo nascosti. Per questo vale la pena fidelizzare i collaboratori.

Molte officine di veicoli commerciali acquistano i ricambi a condizioni notevolmente superiori a quelle che sarebbero possibili con una negoziazione e una strategia. Le ragioni principali sono: assenza di accordi quadro, troppi ordini individuali, assenza di un confronto sistematico dei prezzi e fedeltà emotiva al fornitore („Ordiniamo da Müller da 20 anni“). Un'analisi dettagliata delle strategie di acquisto è contenuta nell'articolo Procurare ricambi a prezzi vantaggiosi.

La rete di partner Alltrucks può essere utilizzata anche per strutturare l'acquisto di ricambi. Il Tutti i camion VINcat Il catalogo ricambi consente una ricerca rapida, precisa ed efficiente dei pezzi di ricambio.

Negli ultimi anni, i costi energetici sono aumentati fino a diventare il terzo blocco dei costi per molte officine. Una tipica officina di veicoli commerciali con 600-1.000 m² di capannone consuma 80.000-150.000 kWh di elettricità e 100.000-200.000 kWh di gas all'anno. È qui che si trova il maggior potenziale di risparmio:

• Aria compressa: Le perdite nel sistema di aria compressa causano perdite percentuali a due cifre nella produzione di aria compressa in una tipica officina. Una prova di tenuta professionale si ripaga quindi in pochi mesi.
• Illuminazione: Il passaggio ai LED riduce in modo significativo i costi di illuminazione; inoltre, l'investimento si ripaga in genere entro il primo anno finanziario.
• Riscaldamento della sala: I radiatori scuri a infrarossi, invece di riscaldare l'aria calda, riducono notevolmente i costi di riscaldamento, poiché riscaldano specificamente le postazioni di lavoro e non l'intera sala.
• Porte del corridoio: I portoni ad alta velocità al posto dei tradizionali portoni sezionali riducono inoltre in modo significativo la perdita di calore in fase di apertura.

Non tutti i risparmi richiedono un investimento. Molti costi, infatti, derivano da processi inefficienti, che possono essere ridotti con misure organizzative. Chi desidera approfondire l’argomento troverà ulteriori indicazioni nell’articolo su Ottimizzazione dei tempi di esecuzione.

Un magazzino troppo pieno impegna il capitale e causa costi per lo spazio, l'assicurazione e le differenze inventariali. Un magazzino vuoto, invece, provoca ordini affrettati e tempi di attesa. La soluzione sta quindi nel mezzo: Innanzitutto, definire i livelli minimi e massimi di scorte per i 100 articoli a più rapida movimentazione. Utilizzate anche l'analisi ABC. I pezzi A (ad alto consumo) dovrebbero essere tenuti in magazzino, i pezzi B (a medio consumo) dovrebbero essere acquistati da grossisti con tempi di consegna brevi e i pezzi C (a basso consumo) dovrebbero essere ordinati solo in base agli ordini. Una gestione ottimale del magazzino riduce quindi l'impegno di capitale del 20-30%, aumentando al contempo la disponibilità.

La perdita e l'usura degli utensili sono un fattore di costo annuale significativo, che si colloca nella fascia percentuale media a una cifra dei costi delle attrezzature in una tipica officina di veicoli commerciali. Diverse contromisure sono utili: set di utensili personali per ogni meccanico (aumenta la responsabilità), inventario regolare (trimestrale) e utensili di qualità invece di prodotti economici (durano 3-5 volte di più). Anche l'uso condiviso attraverso la cooperazione tra officine o la rete Alltrucks è utile, soprattutto per gli utensili speciali.

I processi cartacei, l'inserimento di dati doppi e la fatturazione manuale costano tempo e quindi denaro. Un sistema integrato di gestione dell'officina (DMS), invece, automatizza l'inserimento degli ordini, la prenotazione delle ore, l'ordine dei ricambi e la fatturazione. Le partnership di servizio nella rete Alltrucks forniscono inoltre Werbas (partnership di servizio DMS) e Per favore, correggi (per il collegamento officina-flotta) sono disponibili come moduli consolidati. In combinazione con il Tutti i camion VINcat (catalogo ricambi per la ricerca tramite VIN), anche la ricerca dei ricambi può essere sistematizzata. L'ammortamento dell'investimento in un DMS avviene quindi tipicamente nel primo o secondo anno di funzionamento.

La forma più sostenibile di riduzione dei costi è spesso un investimento mirato.

È quindi necessario valutare ogni investimento utilizzando il calcolo dell'ammortamento: somma dell'investimento divisa per il risparmio annuo (o per il fatturato aggiuntivo). Tutto ciò che non supera i 24 mesi di ammortamento è quindi un buon investimento nel settore delle officine. Anche tutto ciò che è al di sotto dei 12 mesi è da considerarsi un investimento non impegnativo.