Reduser verkstedkostnadene for nyttekjøretøy - systematisk optimalisering uten å gå på kompromiss med kvaliteten

Redusere kostnadene Det høres ut som avkall, som sparetiltak, som kvalitetsforringelse. I virkeligheten er det stikk motsatt. Den som Kostnadsstruktur kjenner til og optimaliserer, skaper nemlig økonomisk handlingsrom for bedre utstyr, høyere lønninger og fremtidssikre investeringer. I mange Verksteder for nyttekjøretøy Det finnes et tydelig potensial for besparelser, men ikke ved å gå på akkord med kvaliteten. Det oppnås snarere ved å eliminere sløsing, reforhandle overprisede kontrakter og optimalisere prosesser. Bransjesammenligninger fra europeiske verkstedforeninger viser dessuten tydelige forskjeller mellom bedrifter av samme størrelse. Metodisk sett kan strukturerte kostnadsreduksjonsprogrammer baseres på etablerte metoder for fullkostnadsregnskap.

Det viser praktisk erfaring fra Alltrucks' partnernettverk: Den som gjennomfører en strukturert kostnadsanalyse en gang i året, finner som regel flere utgangspunkt for kostnadsoptimalisering. Verken servicekvalitet eller kundetilfredshet lider under prosessen. Denne artikkelen viser først og fremst hvor de største driverne ligger, og hvordan de kan utnyttes. Margingevinsten flyter også direkte inn i din Lønnsomhet i verkstedet. Metodisk er tilnærmingen derfor basert på etablerte beregningsmetoder fra den nasjonale yrkesopplæringen i nyttekjøretøybransjen.

Verkstedkostnader er summen av alle faste og variable kostnader for drift av et nyttekjøretøyverksted. De omfatter personell, deler, energi, bygninger, avskrivninger og IT. En transparent kostnadsstruktur er derfor en forutsetning for å kunne redusere verkstedkostnadene for nyttekjøretøy og opprettholde en sunn margin innen service på nyttekjøretøy.

Før du kan spare penger, må du vite hvor pengene dine går. Det høres kanskje banalt ut, men i praksis mangler mange bedrifter en detaljert oversikt over kostnadene. Regnskapsrapporten fra regnskapsføreren kommer dessuten vanligvis hver måned og viser samlede beløp. Den avslører imidlertid ikke hvilke poster man bør se nærmere på.

Faste kostnader påløper uavhengig av kapasitetsutnyttelse. Disse inkluderer husleie eller leasing, leasingavdrag på utstyr, lønninger (inkludert ikke-produktive ansatte som kontorpersonale), forsikringer, grunnleggende IT-avgifter og avskrivninger. På et typisk nyttekjøretøyverksted med fem mekanikere utgjør de faste kostnadene dessuten regelmessig 55-70 prosent av de totale kostnadene. Det betyr at du må generere dette beløpet hver måned før det første dekningsbidraget flyter inn i resultatet.

Variable kostnader stiger og synker med ordrevolumet. Dette omfatter reservedeler, forbruksmateriell, energi (i det minste delvis), avfallshåndtering og ordrerelaterte eksterne tjenester. Fordelen med dette er at besparelser på variable kostnader har en umiddelbar og direkte effekt på hver enkelt ordre. Hvis du for eksempel reduserer vedlikeholdskostnadene for reservedeler med 10 prosent, forbedres dekningsbidraget for hver ordre med dette beløpet ved samme salgspris.

Personalkostnader er den største kostnadsposten. Å redusere personalkostnadene betyr imidlertid ikke å kutte lønninger eller si opp ansatte. Den virkelige drivkraften ligger snarere i Produktivitet: Hvor mange av de betalte timene blir faktisk fakturert? Hvert prosentpoeng flere fakturerte timer har direkte innvirkning på dekningsbidraget. Disse timene genereres i tillegg. En strukturert organisering av tilbud og oppdrag bidrar dessuten til å synliggjøre uproduktiv tid.

Flere tiltak bidrar til å øke produktiviteten. Blant disse er forhåndsforberedte oppdrag med deler som er plukket ut på forhånd og arbeidsinstrukser som er lagt frem. En optimalisert verkstedsplanløsning reduserer omstillingstiden. Tydelige ansvarsområder og en daglig kort orientering reduserer avbrudd. Du finner dessuten detaljerte strategier i artikkelen Forbedre gjennomstrømningstiden. Personalomsetting er en av de største skjulte kostnadsfaktorene. Derfor lønner det seg å, Å beholde ansatte.

Mange nyttekjøretøyverksteder kjøper inn reservedeler til betingelser som er betydelig høyere enn det som ville vært mulig med forhandlinger og strategi. Hovedårsakene til dette er: ingen rammeavtaler, for mange enkeltbestillinger, ingen systematisk prissammenligning og emosjonell leverandørlojalitet („Vi har bestilt fra Müller i 20 år“). Du finner også en detaljert analyse av innkjøpsstrategier i artikkelen Anskaffelse av reservedeler til gunstige priser.

Alltrucks' partnernettverk kan også brukes til å strukturere innkjøp av deler. Det Alltrucks VINcat reservedelskatalogen muliggjør rask, presis og effektiv søk etter reservedeler.

De siste årene har energikostnadene steget til å bli den tredje største kostnadsposten for mange verksteder. Et typisk nyttekjøretøyverksted med 600-1 000 m² hallareal bruker også 80 000-150 000 kWh strøm og 100 000-200 000 kWh gass per år. Det er her det største innsparingspotensialet ligger:

• Trykkluft: Lekkasjer i trykkluftsystemet forårsaker et tosifret prosentvis tap i trykkluftproduksjonen i et typisk verksted. En profesjonell lekkasjetest betaler seg derfor tilbake i løpet av få måneder.
• Belysning: Ved å bytte til LED reduseres belysningskostnadene betydelig, og investeringen betaler seg vanligvis tilbake i løpet av det første regnskapsåret.
• Oppvarming av hallen: Infrarøde mørke radiatorer i stedet for varmluftsoppvarming reduserer oppvarmingskostnadene merkbart, ettersom de varmer opp arbeidsstasjonene spesifikt og ikke hele hallen.
• Halldører: Hurtiggående dører i stedet for konvensjonelle leddporter reduserer også varmetapet ved åpning betydelig.

Ikke alle besparelser krever en investering. Mange kostnader skyldes ineffektive prosesser, og disse kan reduseres ved hjelp av organisatoriske tiltak. Hvis du vil fordype deg, kan du også lese mer i artikkelen om Optimaliser gjennomløpstidene Ytterligere informasjon.

Et overfylt lager binder kapital og medfører kostnader for plass, forsikring og svinn. Et tomt lager fører derimot til hastebestillinger og ventetid. Løsningen ligger derfor i midten: Først bør du definere minimums- og maksimallagernivåer for de 100 mest omsettelige varene. Bruk også ABC-analysen. A-deler (høyt forbruk) bør holdes på lager, B-deler (middels forbruk) bør kjøpes inn fra grossister med kort leveringstid, og C-deler (lavt forbruk) bør kun bestilles til spesifikke ordrer. Optimalt styrt lagerhold reduserer dermed kapitalbindingen med 20-30 prosent, samtidig som det øker tilgjengeligheten.

Verktøytap og slitasje utgjør en betydelig årlig kostnadsfaktor på et tosifret prosenttall av utstyrskostnadene i et typisk nyttekjøretøyverksted. Det finnes flere mottiltak: personlige verktøysett til hver mekaniker (øker ansvarsfølelsen), regelmessig lagerbeholdning (kvartalsvis) og kvalitetsverktøy i stedet for billige varer (varer 3-5 ganger lenger). Felles bruk via verkstedssamarbeid eller Alltrucks-nettverket lønner seg også, spesielt når det gjelder spesialverktøy.

Papirprosesser, dobbel dataregistrering og manuell fakturering koster tid og dermed penger. Et integrert verkstedadministrasjonssystem (DMS) automatiserer derimot ordreinnlegging, tidsbestilling, bestilling av deler og fakturering. Servicepartnerskap i Alltrucks-nettverket gir også Werbas (DMS-servicepartnerskap) og PleaseFix (for verksted-flåte-forbindelsen) er tilgjengelige som etablerte moduler. I forbindelse med Alltrucks VINcat (reservedelskatalog for søk via VIN) kan også delesøket systematiseres. Investeringen i et DMS avskrives derfor typisk i løpet av det første til andre driftsåret.

Den mest bærekraftige formen for kostnadsreduksjon er ofte en målrettet investering.

Du bør derfor vurdere enhver investering ved hjelp av avskrivningsberegningen: investeringssum delt på årlig besparelse (eller meromsetning). Alt under 24 måneders avskrivningstid er derfor en god investering i verkstedsektoren. Alt under 12 måneder regnes også som en no-brainer.