Obniż koszty warsztatu pojazdów użytkowych - systematyczna optymalizacja bez obniżania jakości.

Obniżenie kosztów Brzmi to jak rezygnacja, jak środki oszczędnościowe, jak spadek jakości. W rzeczywistości jest zupełnie odwrotnie. Kto Struktura kosztów znajomość i optymalizacja tego obszaru zapewnia bowiem swobodę finansową pozwalającą na lepsze wyposażenie, wyższe wynagrodzenia i inwestycje z myślą o przyszłości. W wielu Warsztaty pojazdów użytkowych Istnieje wyraźny potencjał oszczędnościowy, jednak nie poprzez obniżanie jakości. Wynika on raczej z eliminacji marnotrawstwa, renegocjacji zawyżonych umów oraz optymalizacji procesów. Dane porównawcze z europejskich stowarzyszeń warsztatów pokazują ponadto wyraźne różnice między przedsiębiorstwami tej samej wielkości. Pod względem metodologicznym ustrukturyzowane programy redukcji kosztów można opierać na sprawdzonych metodach rachunku kosztów całkowitych.

Pokazuje to praktyczne doświadczenie sieci partnerskiej Alltrucks: Każdy, kto raz w roku przeprowadza ustrukturyzowaną analizę kosztów, zazwyczaj znajduje kilka punktów wyjścia do optymalizacji kosztów. Nie wpływa to negatywnie ani na jakość usług, ani na zadowolenie klientów. Ten artykuł pokazuje przede wszystkim, gdzie leżą największe czynniki wpływające na koszty i jak można je wykorzystać. Uzyskana marża przekłada się również bezpośrednio na Rentowność warsztatów. Pod względem metodologicznym podejście to opiera się zatem na ustalonych procedurach obliczeniowych z krajowych szkoleń zawodowych w branży pojazdów użytkowych.

Koszty warsztatu to suma wszystkich stałych i zmiennych kosztów prowadzenia warsztatu pojazdów użytkowych. Obejmują one personel, części, energię, budynki, amortyzację i IT. Przejrzysta struktura kosztów jest zatem warunkiem wstępnym obniżenia kosztów warsztatów pojazdów użytkowych i utrzymania zdrowej marży w serwisowaniu pojazdów użytkowych.

Zanim zaczniesz oszczędzać, musisz wiedzieć, na co wydajesz pieniądze. Brzmi to co prawda banalnie, ale w praktyce wielu firmom brakuje szczegółowego zestawienia kosztów. Ponadto raport BWA sporządzany przez doradcę podatkowego jest zazwyczaj dostarczany co miesiąc i zawiera jedynie wartości sumaryczne. Nie wskazuje on jednak, które pozycje należy dokładniej przeanalizować.

Koszty stałe są ponoszone niezależnie od wykorzystania mocy produkcyjnych. Obejmują one czynsz lub dzierżawę, raty leasingowe za sprzęt, wynagrodzenia (w tym pracowników nieprodukcyjnych, takich jak personel biurowy), ubezpieczenie, podstawowe opłaty IT i amortyzację. W typowym warsztacie pojazdów użytkowych z 5 mechanikami, koszty stałe również regularnie stanowią 55-70% kosztów całkowitych. Oznacza to, że musisz generować tę kwotę co miesiąc, zanim pierwsza marża składki wpłynie na zysk.

Koszty zmienne rosną i maleją wraz z wielkością zamówienia. Obejmują one części zamienne, materiały eksploatacyjne, energię (przynajmniej częściowo), utylizację i usługi zewnętrzne związane z zamówieniem. Zaletą takiego rozwiązania jest to, że oszczędności na kosztach zmiennych mają natychmiastowy i bezpośredni wpływ na każde indywidualne zamówienie. Jeśli na przykład zmniejszysz koszty konserwacji części o 10%, marża wkładu każdego zamówienia poprawi się o tę kwotę przy tej samej cenie sprzedaży.

Personel jest największą pozycją kosztową. Redukcja kosztów osobowych nie oznacza jednak cięcia wynagrodzeń czy zwalniania pracowników. Prawdziwy czynnik leży raczej w Wydajność: Ile z tych opłaconych godzin jest faktycznie fakturowanych? Każdy dodatkowy punkt procentowy fakturowanych godzin ma bezpośredni wpływ na marżę pokrycia. Godziny te są dodatkowo wypracowywane. Uporządkowana organizacja przyjmowania zleceń i realizacji zamówień pomaga ponadto w identyfikacji czasów nieproduktywnych.

Istnieje kilka sposobów na zwiększenie wydajności. Należą do nich przygotowane zlecenia z wcześniej skompletowanymi częściami i gotowymi instrukcjami pracy. Zoptymalizowany układ warsztatu skraca czas przezbrojenia. Jasno określone zakresy odpowiedzialności oraz codzienne krótkie odprawy ograniczają przerwy w pracy. Szczegółowe strategie można również znaleźć w artykule Poprawa przepustowości. Fluktuacja kadr należy do największych ukrytych czynników generujących koszty. Dlatego warto, Zatrzymywanie pracowników.

Wiele warsztatów pojazdów użytkowych kupuje części zamienne na warunkach, które są znacznie wyższe niż te, które byłyby możliwe dzięki negocjacjom i strategii. Głównymi przyczynami takiego stanu rzeczy są: brak umów ramowych, zbyt duża liczba indywidualnych zamówień, brak systematycznego porównywania cen i emocjonalna lojalność wobec dostawcy („Od 20 lat zamawiamy w firmie Müller“). Szczegółową analizę strategii zakupowych można również znaleźć w artykule Pozyskiwanie części zamiennych po korzystnych cenach.

Sieć partnerów Alltrucks może być również wykorzystywana do strukturyzacji zakupów części. Sieć Alltrucks VINcat Katalog części zamiennych umożliwia szybkie, precyzyjne i wydajne wyszukiwanie części zamiennych.

W ostatnich latach koszty energii wzrosły i stały się trzecią co do wielkości pozycją kosztową dla wielu warsztatów. Typowy warsztat pojazdów użytkowych o powierzchni hali 600-1000 m² zużywa rocznie 80 000-150 000 kWh energii elektrycznej i 100 000-200 000 kWh gazu. To właśnie tutaj tkwi największy potencjał oszczędności:

• Sprężone powietrze: Nieszczelności w układzie sprężonego powietrza powodują dwucyfrowe straty procentowe w produkcji sprężonego powietrza w typowym warsztacie. Profesjonalny test szczelności zwraca się zatem w ciągu kilku miesięcy.
• Oświetlenie: Przejście na oświetlenie LED znacznie obniża koszty oświetlenia; inwestycja zazwyczaj zwraca się w ciągu pierwszego roku finansowego.
• Ogrzewanie hali: Ciemne promienniki podczerwieni zamiast ogrzewania ciepłym powietrzem znacznie obniżają koszty ogrzewania, ponieważ ogrzewają konkretne stanowiska pracy, a nie całe powietrze w hali.
• Drzwi do hali: Bramy szybkobieżne zamiast konwencjonalnych bram segmentowych również znacznie zmniejszają straty ciepła podczas otwierania.

Nie każda oszczędność wymaga inwestycji. Wiele kosztów wynika z nieefektywnych procesów, które można zredukować za pomocą środków organizacyjnych. Jeśli chcesz zagłębić się w temat, możesz znaleźć więcej informacji w artykule na temat Optymalizacja czasu przepustowości Więcej informacji.

Przepełniony magazyn wiąże kapitał i powoduje koszty przestrzeni, ubezpieczenia i kurczenia się. Z drugiej strony pusty magazyn prowadzi do pośpiesznych zamówień i czasu oczekiwania. Rozwiązanie leży zatem pośrodku: Po pierwsze, zdefiniuj minimalne i maksymalne poziomy zapasów dla 100 najszybciej rotujących artykułów. Skorzystaj również z analizy ABC. Części A (o wysokim zużyciu) powinny być przechowywane w magazynie, części B (o średnim zużyciu) powinny być kupowane od hurtowników z krótkim czasem dostawy, a części C (o niskim zużyciu) powinny być zamawiane tylko na podstawie poszczególnych zamówień. Optymalnie zarządzane magazynowanie zmniejsza zatem zaangażowanie kapitałowe o 20-30 procent, jednocześnie zwiększając dostępność.

Utrata i zużycie narzędzi powodują znaczny roczny czynnik kosztów w średnim jednocyfrowym zakresie procentowym kosztów wyposażenia w typowym warsztacie pojazdów użytkowych. Pomocnych może być kilka środków zaradczych: osobiste zestawy narzędzi dla każdego mechanika (zwiększają odpowiedzialność), regularne inwentaryzacje (kwartalne) i narzędzia wysokiej jakości zamiast tanich towarów (działają 3-5 razy dłużej). Wspólne użytkowanie poprzez współpracę warsztatów lub sieć Alltrucks jest również opłacalne, zwłaszcza w przypadku narzędzi specjalnych.

Procesy papierowe, podwójne wprowadzanie danych i ręczne fakturowanie kosztują czas, a tym samym pieniądze. Z kolei zintegrowany system zarządzania warsztatem (DMS) automatyzuje wprowadzanie zamówień, rezerwację czasu, zamawianie części i fakturowanie. Partnerstwa serwisowe w sieci Alltrucks zapewniają również Werbas (partnerstwo serwisowe DMS) i PleaseFix (do połączenia warsztatu z flotą) są dostępne jako ustalone moduły. W połączeniu z Alltrucks VINcat (katalog części zamiennych do wyszukiwania za pomocą numeru VIN), wyszukiwanie części może być również usystematyzowane. Amortyzacja inwestycji w DMS następuje zatem zazwyczaj w pierwszym lub drugim roku eksploatacji.

Najbardziej zrównoważoną formą redukcji kosztów jest często ukierunkowana inwestycja.

Dlatego każdą inwestycję należy oceniać na podstawie obliczenia amortyzacji: suma inwestycji podzielona przez roczne oszczędności (lub dodatkowy obrót). Wszystko poniżej 24 miesięcy amortyzacji jest zatem dobrą inwestycją w sektorze warsztatowym. Wszystko poniżej 12 miesięcy jest również uważane za bezsensowne.