Uno Officina di camion a passo di marcia significa pianificare ogni giorno la giusta quantità di lavoro per le risorse disponibili: non troppo poco, non troppo e, soprattutto, distribuito in modo uniforme. Sembra una cosa semplice, ma non lo è. Perché la realtà in Officine per veicoli commerciali spesso ha un aspetto diverso: Il lunedì la sala è stracolma, il mercoledì i palchi sono vuoti e il venerdì pomeriggio nessuno riesce a evitare l'ultimo ordine. Il risultato sono dipendenti stressati all'inizio della settimana, ore improduttive a metà settimana e un rendimento alla fine del mese che non corrisponde allo sforzo. Questo articolo vi mostra come ottimizzare il vostro Utilizzo dell'officina ottimizzare sistematicamente. Se desiderate avere un approccio completo all'argomento, troverete Guida alla redditività il quadro generale. Una pianificazione affidabile dell'utilizzo della capacità è anche legata ai requisiti della DIN 31051 (manutenzione). La manutenzione preventiva e la pianificazione della capacità sono definite come un dovere aziendale - affiancato dal Direttiva UE 2009/104 sulla sicurezza delle attrezzature di lavoro, che è stato recepito nelle normative nazionali.
In molte operazioni di veicoli commerciali, l'utilizzo della capacità fluttua notevolmente tra i giorni più trafficati e quelli più deboli della settimana, uno squilibrio che ha un costo. La Direttiva UE 2009/104 (recepita nelle normative nazionali) fornisce anche il quadro vincolante per la sicurezza sul lavoro parallela.
L'utilizzo dell'officina è il rapporto tra la capacità di lavoro utilizzata e quella disponibile, misurato in ore produttive per sollevatore o meccanico. L'esperienza ha dimostrato che un tasso di utilizzo della capacità di circa il 78-85% è un parametro di riferimento economicamente valido. Oltre il 90%, tuttavia, aumenta il rischio di perdite di qualità e di effetti di sovraccarico nella squadra.
Come si misura correttamente l'utilizzo dell'officina?
Prima di ottimizzare, è necessario conoscere la propria posizione. Il Tasso di utilizzo è il rapporto tra il tempo di lavoro utilizzato in modo produttivo e il tempo di lavoro disponibile. Tuttavia, il calcolo è più complicato nella pratica che nella teoria. Se volete approfondire, potete trovare maggiori informazioni nell'articolo su Calcolo della tariffa oraria Ulteriori informazioni.
I tre concetti di tempo nella pianificazione dei workshop
- Tempo di presenza: Il tempo di permanenza dei vostri meccanici sul posto (ad esempio, 8 ore al giorno).
- Tempo produttivo disponibile: Tempo di presenza meno le pause, le riunioni, la formazione, i tempi di allestimento e il lavoro di pulizia. Realistico: 6-6,5 ore al giorno.
- Tempo produttivo venduto: Le ore che potete fatturare al cliente. Questo è il dato fondamentale.
Il Livello di produttività (tempo venduto / tempo disponibile) dovrebbe essere di almeno 85 %. Il Grado di efficienza (tempo target del valore di manodopera / tempo effettivo utilizzato) mostra se i meccanici stanno lavorando più velocemente o più lentamente rispetto al valore di manodopera. L'insieme dei due dati chiave dà quindi come risultato il tempo effettivo Utilizzo dell'officina.
„La maggior parte dei responsabili di officina sovrastima l'utilizzo della capacità produttiva perché confonde le presenze con la produttività. Un esame onesto delle ore vendute a volte fa riflettere, ma è il primo passo verso il miglioramento“.“- Osservazioni pratiche dalla rete di partner Alltrucks
Quale modello di capacità è adatto alla vostra officina di veicoli commerciali?
Non esiste un modello giusto. A seconda dell'ubicazione, della struttura dei clienti e della specializzazione, sono quindi adatti approcci diversi per Pianificazione della capacità. La tabella seguente mette a confronto i tre modelli più comuni:
| Criterio | Programmazione fissa | Pianificazione flessibile dei blocchi | Modello ibrido |
|---|---|---|---|
| Principio | A ogni lavoro viene assegnata una fascia oraria fissa in uno stadio specifico. | La giornata è suddivisa in 2-3 blocchi; gli ordini vengono assegnati per blocchi. | 70 appuntamenti fissi %, 30 blocchi flessibili % per emergenze e ordini brevi |
| Vantaggi | Massima prevedibilità, responsabilità chiare, buona comunicazione con il cliente | Elevata flessibilità, facilità di riprogrammazione, minore amministrazione | Equilibrio tra prevedibilità e flessibilità, collaudato nella pratica |
| Svantaggi | Rigidità nelle emergenze, elevato sforzo di pianificazione, effetti domino in caso di ritardi | Minore trasparenza per i clienti, più difficile da misurare, rischio di inattività | Richiede un dispatcher esperto, maggiore complessità |
| Ideale per | Officine con volumi d'ordine prevedibili (clienti di flotte, contratti di manutenzione) | Aziende con un'alta percentuale di clienti in emergenza o in fuga | La maggior parte delle officine di veicoli commerciali con una clientela mista |
| Obiettivo di utilizzo della capacità | 80–90 % | 70–80 % | 78–85 % |
Per le operazioni di veicoli commerciali con una base di clienti mista, la Modello ibridoCombina la capacità di pianificare appuntamenti fissi con la flessibilità necessaria per le attività quotidiane. Tuttavia, il prerequisito è la presenza di un dispatcher o di un capo officina che controlli attivamente il sistema. Il modo migliore per scoprire il modello più adatto alla vostra azienda è lavorare con la rete Alltrucks. L'accettazione strutturata degli ordini e le liste di controllo adeguate sono tra gli elementi costitutivi a disposizione dei partner Alltrucks. Per saperne di più sull'implementazione operativa, consultate l'articolo su Pianificazione degli ordini per le officine di veicoli commerciali.
Quali sono le 7 strategie che garantiscono un utilizzo uniforme dell'officina?
| KPI | Cosa si misura | Perché rilevante |
|---|---|---|
| Tempo di elaborazione per ordine standard | Tempo dall'ingresso alla fattura | Mostra attrito nella ricezione, nella fornitura di parti e nel controllo qualità |
| Utilizzo della piattaforma di sollevamento | Ore occupate / ore disponibili per fase | Rivela un utilizzo diseguale delle singole postazioni di lavoro |
| Disponibilità dei ricambi all'arrivo | Percentuale di ordini per i quali tutti i pezzi sono pronti prima dell'inizio del lavoro | Principale causa dei tempi di inattività non pianificati |
| Tasso di scoperto al mese | Ordini che superano i tempi previsti | Indicatore precoce per i problemi di pianificazione e di stima |
| Tasso di reclamo | Rilavorazioni per 100 ordini completati | Controlla la qualità della produttività |
| Produttività dei dipendenti | Ore vendute / ore presenti | Combina l'impiego di personale con l'impatto economico |
L'uniformazione dei giorni feriali attraverso il controllo attivo dei piani di lavoro
Il lunedì e il martedì sono i giorni più affollati nella maggior parte delle officine perché i clienti chiamano „all'inizio della settimana“. Pertanto, contrastate attivamente questo fenomeno: Offrite tempi di consegna più brevi o fasce orarie preferenziali dal mercoledì al venerdì. Alcune aziende concedono persino un piccolo sconto per gli appuntamenti nelle fasce orarie più deboli. In questo modo è possibile ottimizzare l'utilizzo della capacità dell'officina, poiché l'obiettivo è quello di ottenere una distribuzione uniforme in tutti e cinque i giorni lavorativi.
Mescolare in modo intelligente i tipi di ordine
Una giornata piena di riparazioni importanti sui veicoli commerciali pesanti è altrettanto problematica di una giornata piena di ispezioni brevi. Pertanto, mescolate deliberatamente le cose: combinate lavori lunghi (cambio, assale) con lavori brevi (cambio dell'olio, controllo dei freni). In questo modo le piattaforme non rimangono bloccate tutto il giorno e il team lavora in modo vario. Il Ottimizzazione dei tempi di lavorazione beneficiano direttamente di questo approccio.
Utilizzare i clienti della flotta come ancore di pianificazione
I contratti di manutenzione con le aziende di trasporto valgono oro, non solo dal punto di vista finanziario, ma anche in termini di pianificazione. Dovreste quindi concordare giorni o settimane di manutenzione fissi e pianificarli a lungo termine. In questo modo si crea un utilizzo affidabile della capacità di base su cui costruire per i clienti abituali e per le emergenze.
Adeguamento della capacità stagionale
L'utilizzo della capacità dell'officina non fluttua solo settimanalmente, ma anche stagionalmente. L'ondata di PTI (controllo periodico dei veicoli secondo l'UE 2014/45) nel quarto trimestre, il cambio dei pneumatici in ottobre/novembre e la stagione delle vacanze in estate creano modelli prevedibili. È quindi necessario pianificare le capacità del personale (ferie, lavoro temporaneo, straordinari) e le scorte di ricambi di conseguenza.
Ordini interni come riempimento del buffer
Se inaspettatamente si libera una fascia oraria, devono essere disponibili lavori interni preparati: Manutenzione dei veicoli dell'officina, riparazione degli strumenti, formazione, ottimizzazione delle postazioni di lavoro. In questo modo, nessuna ora rimane inutilizzata, anche se non c'è alcun ordine del cliente in corso.
Individuare ed espandere le risorse che presentano colli di bottiglia
Spesso il collo di bottiglia non è il numero di piattaforme, ma un meccanico specializzato o uno strumento speciale. Pertanto, individuate le risorse che costituiscono il vostro collo di bottiglia e fate investimenti mirati: Creare seconde qualifiche, rafforzare le capacità di utensili e attrezzature nei punti di strozzatura, Capacità della piattaforma di sollevamento espandersi. Dopo tutto, un singolo collo di bottiglia può rallentare l'intera officina. I partner di Alltrucks hanno anche accesso alla Formazione Alltrucks (livelli 1/2/3) e il Certificazione come tecnico di sistemi multimarca disponibile.
Trasparenza attraverso i dati in tempo reale
Si può controllare solo ciò che si vede. Un sistema di controllo digitale dell'officina con una panoramica in tempo reale vi mostra quindi in ogni momento: quale piattaforma è occupata? Quale lavoro è in programma? Dove è imminente un ritardo? Moduli specifici sono disponibili per i partner Alltrucks attraverso le partnership di servizio esistenti: Werbas come DMS e Per favore, correggi per il collegamento officina-flotta (entrambi collegati alla rete Alltrucks tramite partnership di servizio). Inoltre, il Tutti i camion VINcat (catalogo ricambi) tramite il VIN - questo riduce i tempi di ricerca e di impostazione nella preparazione degli ordini. Questa trasparenza permette di prendere contromisure nel corso della giornata, invece di rendersi conto solo alla fine del mese che l'utilizzo della capacità non era corretto.
Valuteremo insieme quale di queste strategie avrà il massimo effetto nella vostra azienda. Mettetevi in contatto con noi: possiamo fornirvi le basi per un'accettazione strutturata e le liste di controllo della rete di partner Alltrucks.
Qual è l'impatto economico dell'utilizzo della capacità sull'officina?
Per illustrarne la portata, calcoleremo prima un esempio tipo con logica divulgativa: un'officina di veicoli commerciali con 6 meccanici e 5 giorni lavorativi. Se desiderate approfondire, troverete ulteriori informazioni nell'articolo sull'approvvigionamento dei ricambi.
- Tempo produttivo disponibile al giorno: 6 meccanici × 6,5 ore = 39 ore
- A 68 % di utilizzo (ipotesi di calcolo effettiva): 39 × 0,68 = 26,5 ore vendute al giorno
- All'82 utilizzo dell'% (ipotesi di calcolo target): 39 × 0,82 = 32 ore vendute al giorno
- differenza al giorno: +5,5 ore di vendita
- differenza al mese (22 giorni lavorativi): Circa 121 ore aggiuntive vendute
- differenza all'anno: Circa 1.450 ore aggiuntive vendute: un effetto notevole a parità di capacità.
Si tratta di circa 1.450 ore in più vendute all'anno - matematicamente, senza un singolo nuovo cliente e senza uno stadio aggiuntivo, semplicemente grazie a un migliore utilizzo delle capacità esistenti. Ciò richiede un buon sistema di pianificazione e la disciplina necessaria per utilizzarlo in modo coerente. Tuttavia, l'effetto effettivo sulla vostra attività dipende dal mix di clienti, dalle dimensioni del team e dalla situazione iniziale. Ulteriori aspetti della redditività sono trattati anche negli articoli Gestire un laboratorio redditizio e Calcolo della tariffa oraria.
„Senza uno stadio aggiuntivo, spesso è possibile aumentare il fatturato semplicemente utilizzando la capacità esistente in modo più coerente: uno strumento di pianificazione digitale e un breve corso di formazione sono spesso sufficienti come investimento“.“- L'esperienza della rete di partner Alltrucks
- Calcolate il vostro attuale tasso di utilizzo della capacità (ore vendute / ore produttive disponibili) per gli ultimi 3 mesi.
- Analizzate il carico di lavoro per giorno della settimana: individuate i vostri giorni più deboli.
- Definire il modello di capacità: programmazione fissa, a blocchi o ibrida.
- Creare un elenco di ordini interni come riempimento del buffer per i tempi morti imprevisti.
- Identificate le vostre 3 principali risorse con collo di bottiglia e pianificate investimenti mirati.
- Impostare un rapporto mensile sull'utilizzo della capacità e verificare l'andamento nel tempo.
