Deckungsbeitrag je Reparaturauftrag steigern

Volle Auftragsbücher sind gut – aber nicht jeder Auftrag ist gleich profitabel. In der Praxis zeigt sich: Manche Auftragsarten erwirtschaften einen hohen Deckungsbeitrag, andere decken kaum die Kosten. Solange das nicht gemessen wird, bleibt der Auftragsmix eine Blackbox. Dieser Artikel zeigt deshalb, wie sich Deckungsbeiträge berechnen, analysieren und verbessern lassen. Branchenspezifische Wirtschaftsanalysen für den freien Werkstattsektor liefern dabei Einordnung. Die Deckungsbeitrags-Logik für Werkstattaufträge fußt zudem auf den Wirtschaftlichkeits-Definitionen der DIN EN 13306 (Instandhaltung) und der VDI 2895 (Lebenszykluskosten).

Eine DB-Verbesserung ist für viele Betriebe auch ohne Mehrumsatz möglich. Dazu zählen bessere Kalkulation, Upselling, optimierter Materialeinsatz und eine bewusste Steuerung des Auftragsmixes, was wiederum eine präzise Auftragsplanung voraussetzt. Wie diese Maßnahmen in die Gesamtrentabilität einfließen, beschreibt außerdem der Leitfaden Werkstatt rentabel führen. Methodisch orientiert sich dieser Ansatz an etablierten Kalkulationshilfen nationaler Wirtschaftskammern.

Der Deckungsbeitrag ist die Differenz zwischen Erlös und variablen Kosten eines Reparaturauftrags. Er zeigt, wie viel ein Auftrag zur Deckung der Fixkosten und Gewinnerzielung beiträgt. Je höher der Deckungsbeitrag, desto wirtschaftlicher ist der Auftragstyp und desto gezielter kann eine Werkstatt somit steuern.

Die Deckungsbeitragsrechnung (DB-Rechnung) ist das wichtigste Instrument, um die Profitabilität einzelner Aufträge, Auftragsarten oder Kundengruppen zu beurteilen. Die Vollkostenrechnung verteilt dagegen alle Kosten auf Produkte. Die DB-Rechnung zeigt hingegen, wie viel ein Auftrag zur Deckung der Fixkosten und zum Gewinn beiträgt. Wer tiefer einsteigen möchte, findet zudem im Beitrag zu Stundensatz kalkulieren weiterführende Hinweise.

Der DB I ergibt sich aus der einfachen Formel: Erlös minus variable Kosten. Zu den variablen Kosten eines Werkstattauftrags zählen die Materialeinstandskosten (Ersatzteile, Verbrauchsmaterial), die produktiven Lohnkosten (nur die direkt zurechenbare Arbeitszeit) und auftragsabhängige Fremdleistungen, etwa eine Achsvermessung durch einen externen Dienstleister. Wer den DB I je Auftragsart sauber ausweist, erkennt dadurch sofort, wo Arbeitsleistung oder Materialanteil die Marge dominieren und wo der größte Effekt zu erzielen ist.

Der DB II berücksichtigt zusätzlich die dem Auftrag zurechenbaren Fixkosten: anteilige Bühnenkosten, Werkzeugverschleiß, anteilige Energiekosten und Diagnose-Lizenzkosten. Dadurch zeigt der DB II die tatsächliche Profitabilität eines Auftrags und ist die Kennzahl, nach der sich der Auftragsmix präzise steuern lässt. Allerdings setzt er eine konsequente Zeit- und Kostenrechnung voraus.

Nicht alle Aufträge sind gleich profitabel. Die folgende Gegenüberstellung zeigt qualitativ, welche Auftragsarten margenstark und welche margenschwach zu erwarten sind. Konkrete Werte hängen dagegen vom Betrieb, Standort und Einkauf ab und lassen sich nur mit eigenen Auftragsdaten belastbar ausweisen:

Die Konsequenz aus dieser Analyse ist nicht, nur noch Diagnose-Aufträge anzunehmen. Vielmehr gilt es, den Auftragsmix bewusst zu steuern: Wartungsaufträge dienen als Basis für die Grundauslastung, während Sie den Anteil margenstarker Aufträge wie Diagnose und Großreparaturen gezielt ausbauen. Bei margenschwachen Aufträgen suchen Sie zudem konsequent nach Upselling-Möglichkeiten.

Die Materialeinsatzquote (Materialeinstandskosten / Materialumsatz) zeigt, wie viel für Teile im Verhältnis zum Kundenpreis ausgegeben wird. Jeder gewonnene Prozentpunkt auf das gesamte Teile-Volumen ergibt dabei einen substanziellen Margentreiber. Ansatzpunkte sind bessere Einkaufskonditionen (siehe Ersatzteile günstig beschaffen) und differenzierte Aufschläge nach Teilegruppe. Für die Teilebeschaffung optimiert der Ersatzteilkatalog Alltrucks VINcat zudem die Recherche über die VIN. Wer tiefer einsteigen möchte, findet außerdem im Beitrag zu Auftragsplanung optimieren weiterführende Hinweise.

Zusatzumsatz entsteht bei der Fahrzeugannahme. Wenn ein Lkw für einen Ölwechsel kommt und der Servicetechniker bei der Eingangsprüfung abgefahrene Bremsscheiben feststellt, ist das kein Verkaufsdruck, sondern Kundenservice. Voraussetzung dafür ist ein standardisierter Annahme-Checkprozess, bei dem jedes Fahrzeug auf die gleichen Punkte geprüft wird. Ebenso braucht es Mitarbeiter, die Befunde professionell kommunizieren können. Wie sich dieser Annahme-Schritt im Netzwerk strukturieren lässt, besprechen wir gerne mit Ihrem Team.

Wenn Ihre Mechaniker regelmäßig schneller arbeiten als der Arbeitswert vorsieht, ist das gut für die Effizienz. Der Kunde bekommt dabei den vollen Arbeitswert berechnet. Umgekehrt verlieren Sie Geld, wenn bestimmte Arbeiten regelmäßig länger dauern als kalkuliert. Überprüfen Sie deshalb Ihre Vorgabezeiten halbjährlich anhand der tatsächlichen Zeiten und passen Sie bei systematischen Abweichungen Ihre Kalkulation an.

Mehrere Arbeiten in einem Werkstattaufenthalt zu kombinieren, senkt die anteiligen Fixkosten pro Auftrag wie Annahme, Rüstzeit und Fahrzeugbewegung. Dadurch erhöht sich der Gesamtdeckungsbeitrag. Fördern Sie die Bündelung deshalb aktiv: „Ihr Fahrzeug ist für den Ölwechsel hier – die nächste periodische technische Überwachung steht in 6 Wochen an. Sollen wir die Vorbereitung gleich mitmachen?“ Die Rüstzeit-Ersparnis wirkt somit unmittelbar auf den DB je gebündeltem Auftrag.

Haben Sie Auftragsarten, deren DB I deutlich unter Ihrem Zielwert pro Stunde liegt? Dann müssen Sie handeln. Entweder erhöhen Sie den Preis, gestalten die Arbeitsabläufe effizienter oder reduzieren diese Auftragsart bewusst, wenn beides nicht möglich ist. Das klingt zwar radikal. Aber eine Stunde, die Sie mit einem margenschwachen Auftrag verbringen, fehlt Ihnen für einen margenstarken Auftrag. Die Kalkulation Ihres Stundensatzes spielt dabei eine zentrale Rolle – mehr dazu im Artikel Stundensatz kalkulieren.

Die Preisgestaltung hat den stärksten Einfluss auf den Deckungsbeitrag, denn jeder Prozentpunkt Preiserhöhung fließt zu 100 Prozent in den DB (bei gleichbleibenden Kosten). Drei Ansätze haben sich dabei in der Praxis bewährt:

• Differenzierte Materialaufschläge: Statt eines pauschalen Aufschlags differenzieren Sie nach Teilegruppe — Schnelldrehteile (Filter, Öle) niedriger, Verschleißteile mittel, Spezialteile (Turbolader, Injektoren) höher. Kunden vergleichen selten den Aufschlag, sondern den Gesamtpreis.
• Festpreisangebote für Standardleistungen: Paketpreise für häufige Arbeiten (Ölwechsel-Paket, Bremsenwechsel-Paket) geben dem Kunden Preissicherheit und der Werkstatt Kalkulationssicherheit. Die Effizienz durch Standardisierung erlaubt zudem in der Regel einen besseren DB als im Einzelpreis.
• Zuschläge für Sonderleistungen: Eilzuschläge (Sofort-Reparatur), Wochenend- oder Nachtzuschläge und Abholservice sind zusätzliche Erlösquellen mit hohem DB, weil kaum variable Kosten dagegenstehen.