I tempi di lavorazione sono l'ancora di salvezza di ogni officina di veicoli commerciali. Ogni ora che un veicolo rimane in officina inutilmente costa al proprietario della flotta denaro e, in caso di dubbio, un cliente soddisfatto. In un settore in cui la fedeltà dei clienti dipende dalla velocità di risposta, l'ottimizzazione sistematica dei processi è un requisito fondamentale. Anche le statistiche di settore delle associazioni nazionali di categoria confermano costantemente questa tendenza per l'industria dei veicoli commerciali. I dati rilevanti DIN EN 13306 (terminologia europea della manutenzione) fornisce il quadro metodologico per ogni ottimizzazione strutturata dei processi in officina.
Il lead time è il tempo che intercorre tra l'accettazione del veicolo e la consegna dopo il completamento delle riparazioni o della manutenzione. Include tutte le fasi produttive e non produttive di un ordine. È quindi il parametro di controllo più importante per la redditività e la soddisfazione del cliente nelle officine di veicoli commerciali.
Perché i tempi di lavorazione nell'officina per veicoli commerciali sono fondamentali
Una parte significativa dei tempi di lavorazione nell’officina per autocarri è dovuta a tempi di attesa improduttivi: parti mancanti, diagnosi non pianificate, ordini non preparati. Molte di queste perdite possono tuttavia essere affrontate con processi strutturati, senza ulteriori investimenti in personale o attrezzature. Ogni ora produttiva guadagnata incide inoltre direttamente sulla tariffa oraria calcolata e quindi sul margine. Per quanto riguarda la sicurezza sul lavoro, invece, la direttiva UE 2009/104 (disposizioni minime relative all’uso delle attrezzature di lavoro, recepite nella normativa nazionale) fornisce il quadro normativo vincolante. Chi desidera approfondire l’argomento troverà inoltre ulteriori indicazioni nell’articolo dedicato alla fidelizzazione mirata dei collaboratori.
Le conseguenze di tempi di consegna lunghi vanno oltre il singolo ordine. Infatti, i gestori di flotte che subiscono regolarmente lunghi tempi di inattività prendono in considerazione la possibilità di cambiare il proprio partner di assistenza. "I tempi di fermo eccessivi sono uno dei motivi più frequentemente citati per cambiare partner in tutto il settore.
„Un ordine viene avviato solo quando il veicolo, i ricambi e la tecnologia sono pronti allo stesso tempo. Questo è il principio della preparazione strutturata degli ordini"."- Principio guida della rete di partner Alltrucks
5 punti di partenza per ridurre i tempi di elaborazione
| KPI | Senza processi strutturati | Con la preparazione strutturata degli ordini |
|---|---|---|
| Tempo di elaborazione per ordine standard | fluttuante | più prevedibile |
| Utilizzo della piattaforma di sollevamento | incoerente | più prevedibile |
| Disponibilità dei ricambi all'arrivo | incoerente | sistematicamente chiarito |
| Tasso di scoperto al mese | frequentemente | più raro |
| Tasso di reclamo | diffusione | più stabile |
| Tempo di produzione per meccanico | variando | Meglio pianificabile |
Cinque misure si sono affermate come fattori che determinano tempi di lavorazione strutturati nell'officina dei camion. Sono interconnesse - dall'accettazione alla strutturazione dell'ordine fino al rilascio - e insieme costituiscono il filo conduttore di una giornata di officina pianificabile in modo affidabile:
Diagnosi iniziale il giorno dell'accettazione
Un rapido controllo direttamente alla reception del veicolo getta le basi per un ordine pianificabile in modo affidabile. Questo richiede in genere 20-30 minuti per veicolo. Nella rete di partner Alltrucks, questa fase viene svolta dalla diagnostica multimarca Alltrucks basata sul KTS Truck V3 con integrazione Knorr-Bremse. Anche la hotline tecnica di Alltrucks e il forum tecnico su forum-alltrucks.com aiutano a chiarire eventuali guasti inspiegabili.
Pre-ordine di parti
La disponibilità dei ricambi va verificata prima di entrare in officina, non dopo. Il catalogo ricambi Alltrucks VINcat è quindi lo strumento a disposizione dei partner Alltrucks per una ricerca strutturata dei ricambi in base al VIN. Per la configurazione dei rimorchi è inoltre disponibile il Knorr-Bremse OCT (Online Configuration for Trailers).
Preparazione completa dell'ordine
Tutta la documentazione, le istruzioni operative e gli attrezzi speciali devono essere predisposti prima che il veicolo entri nel box. Una procedura di accettazione ben definita funge da filo conduttore: dalla checklist alla strutturazione dell’incarico fino all’approvazione. Nella rete di partner Alltrucks, queste procedure vengono inoltre adattate alle esigenze della vostra azienda in collaborazione con il vostro referente Alltrucks.
Pianificazione realistica della capacità
Pianificare il carico di lavoro in modo realistico significa prevedere un margine per il lavoro straordinario. In questo ambito, la prassi consolidata nel settore prevede un intervallo obiettivo compreso tra l’85% e il 90% anziché il 100%. Le pianificazioni superiori al 95%, invece, comportano spesso nella quotidianità il superamento dei tempi previsti e problemi di qualità nel turno di notte.
Controllo digitale degli ordini
Oggi, un DMS con stato degli ordini in tempo reale è un requisito essenziale per tempi di lavorazione strutturati, comunicazione trasparente con i clienti della flotta, escalation visibile in caso di ritardi e miglioramento basato sui dati nel tempo. Werbas (DMS, partnership di servizio) e PleaseFix (per il collegamento officina-flotta, partnership di servizio) sono quindi disponibili presso le partnership di servizio della rete Alltrucks. Inoltre, il catalogo ricambi VINcat di Alltrucks integra la ricerca dei ricambi tramite il VIN.
La regola delle 2 ore nella pratica
Definire uno SLA interno: ogni ordine che supera di oltre 2 ore il tempo previsto viene automaticamente scalato. Questa regola può essere introdotta anche senza un nuovo software o una formazione sui processi. Tuttavia, la sua efficacia dipende da un'attuazione coerente all'interno del team.
L'escalation può essere semplice: si informa il responsabile di linea, si contatta proattivamente il cliente della flotta e si attiva un piano alternativo. Il passo fondamentale è formalizzare questo processo e metterlo in pratica.
Visualizzate in modo visibile in officina, ad esempio su una lavagna digitale, i tempi degli SLA per ogni ordine attivo. La trasparenza visiva crea un naturale senso di urgenza e coinvolge l'intero team.
„La regola delle 2 ore è uno dei miglioramenti dei processi che richiede uno sforzo minimo per essere introdotto. Il suo effetto dipende dalla coerenza della sua attuazione"."- Principio guida editoriale
Ottimizzazione dei processi nella rete Alltrucks
Il quadro tecnico è costituito dall’Alltrucks Technik Support con i suoi sei moduli: Hotline tecnica, Help Desk, Consigli e trucchi, Assistenza in loco, Assistenza remota e Forum tecnico (disponibile su forum-alltrucks.com). Su questa base si fonda inoltre la Diagnostica multimarca Alltrucks, basata su KTS Truck V3 per tutti i principali produttori di veicoli commerciali — come soluzione comune dei fondatori Bosch e Knorr-Bremse, senza discontinuità di sistema. Chi desidera approfondire l’argomento troverà ulteriori indicazioni nell’articolo su ricalcolare la tariffa oraria.
Per lo scambio tra i laboratori, invece, la Forum tecnologico (forum-alltrucks.com) è il canale centrale della rete di partner Alltrucks, secondo il principio "il partner aiuta il partner". Infine, la nostra relazione pratica dalla rete Alltrucks mostra come la personalizzazione strutturata dei processi possa funzionare nella pratica.
Saremo lieti di valutare insieme quali moduli di processo dare priorità nella vostra azienda. Rivolgetevi al vostro referente Alltrucks per ulteriori informazioni.
Questo articolo fa parte della nostra Guida Cornerstone Controllo dell'officina. Qui troverete tutti gli articoli di approfondimento sull'argomento cluster, un'autovalutazione interattiva e il quadro pratico completo.
Leggi la guida: Ottimizzare la gestione dell'officinaModuli di processo nella rete Alltrucks: per garantire tempi di elaborazione strutturati, la rete Alltrucks riunisce diversi moduli. Tra questi figurano la diagnosi multimarca Alltrucks per la diagnosi preliminare e Alltrucks VINcat (catalogo ricambi per la ricerca tramite VIN) per il preordine dei ricambi. A questi si aggiungono, nell’ambito delle partnership di assistenza, Werbas (DMS, partnership di assistenza) e PleaseFix (per il collegamento tra officina e flotta, partnership di assistenza) per la gestione digitale degli ordini. Il supporto tecnico è inoltre garantito dall’Alltrucks Technik Support con hotline tecnica, help desk, consigli e suggerimenti, assistenza in loco, assistenza remota e forum tecnico (forum-alltrucks.com). Saremo lieti di esaminare insieme quali moduli entrano in gioco e in quale ordine durante l’operatività: non esitate a contattarci. Per quanto riguarda la sicurezza delle attrezzature di lavoro, invece, la direttiva UE 2009/104 (trasposta nelle normative nazionali) rimane parallelamente la base vincolante di ogni ispezione delle piattaforme elevatrici.