Mantenere un officina per autocarri a ritmo significa pianificare ogni giorno il giusto carico di lavoro in base alle risorse disponibili: né troppo poco, né troppo, e soprattutto distribuito in modo uniforme. Sembra semplice, ma non lo è. Infatti, la realtà nelle officine per veicoli commerciali è spesso ben diversa: il lunedì il capannone è strapieno, il mercoledì i banchi di lavoro sono vuoti e il venerdì pomeriggio nessuno vuole più occuparsi dell’ultimo incarico. Il risultato sono collaboratori stressati all’inizio della settimana, ore improduttive a metà settimana e, a fine mese, un rendimento che non è all’altezza dell’impegno profuso. Questo articolo illustra come ottimizzare sistematicamente il tasso di utilizzo dell’officina. Chi desidera affrontare l’argomento in modo esaustivo troverà nel Guida alla redditività il quadro di riferimento generale. Per la sicurezza delle attrezzature di lavoro si applica inoltre la Direttiva UE 2009/104 sulla sicurezza delle attrezzature di lavoro, che è stata recepita nelle normative nazionali.
In molte operazioni di veicoli commerciali, l'utilizzo della capacità fluttua notevolmente tra i giorni più trafficati e quelli più deboli della settimana, uno squilibrio che ha un costo. La Direttiva UE 2009/104 (recepita nelle normative nazionali) fornisce anche il quadro vincolante per la sicurezza sul lavoro parallela.
L'utilizzo dell'officina è il rapporto tra la capacità di lavoro utilizzata e quella disponibile, misurato in ore produttive per sollevatore o meccanico. L'esperienza ha dimostrato che un tasso di utilizzo della capacità di circa il 78-85% è un parametro di riferimento economicamente valido. Oltre il 90%, tuttavia, aumenta il rischio di perdite di qualità e di effetti di sovraccarico nella squadra.
Misurare correttamente il tasso di utilizzo dell'officina
Prima di poter ottimizzare, è necessario sapere a che punto ci si trova. Il grado di utilizzo è il rapporto tra l’orario di lavoro produttivo e l’orario di lavoro disponibile. Tuttavia, nella pratica il calcolo risulta più complesso rispetto alla teoria. Chi desidera approfondire l’argomento troverà ulteriori indicazioni nell’articolo dedicato al calcolo della tariffa oraria.
I tre concetti di tempo nella pianificazione dei workshop
- Tempo di presenza: Il tempo di permanenza dei vostri meccanici sul posto (ad esempio, 8 ore al giorno).
- Tempo produttivo disponibile: Tempo di presenza meno le pause, le riunioni, la formazione, i tempi di allestimento e il lavoro di pulizia. Realistico: 6-6,5 ore al giorno.
- Tempo produttivo venduto: Le ore che potete fatturare al cliente. Questo è il dato fondamentale.
Il Livello di produttività (tempo venduto / tempo disponibile) dovrebbe essere di almeno 85 %. Il Grado di efficienza (tempo target del valore di manodopera / tempo effettivo utilizzato) mostra se i meccanici stanno lavorando più velocemente o più lentamente rispetto al valore di manodopera. L'insieme dei due dati chiave dà quindi come risultato il tempo effettivo Utilizzo dell'officina.
„La maggior parte dei responsabili di officina sovrastima l'utilizzo della capacità produttiva perché confonde le presenze con la produttività. Un esame onesto delle ore vendute a volte fa riflettere, ma è il primo passo verso il miglioramento“.“- Osservazioni pratiche dalla rete di partner Alltrucks
Il modello di capacità più adatto alla vostra officina per veicoli commerciali
Non esiste un unico modello corretto. A seconda dell’ubicazione, della struttura della clientela e della specializzazione, sono quindi indicati approcci diversi per la pianificazione delle capacità. La tabella seguente mette a confronto i tre modelli più diffusi:
| Criterio | Programmazione fissa | Pianificazione flessibile dei blocchi | Modello ibrido |
|---|---|---|---|
| Principio | A ogni lavoro viene assegnata una fascia oraria fissa in uno stadio specifico. | La giornata è suddivisa in 2-3 blocchi; gli ordini vengono assegnati per blocchi. | 70 appuntamenti fissi %, 30 blocchi flessibili % per emergenze e ordini brevi |
| Vantaggi | Massima prevedibilità, responsabilità chiare, buona comunicazione con il cliente | Elevata flessibilità, facilità di riprogrammazione, minore amministrazione | Equilibrio tra prevedibilità e flessibilità, collaudato nella pratica |
| Svantaggi | Rigidità nelle emergenze, elevato sforzo di pianificazione, effetti domino in caso di ritardi | Minore trasparenza per i clienti, più difficile da misurare, rischio di inattività | Richiede un dispatcher esperto, maggiore complessità |
| Ideale per | Officine con volumi d'ordine prevedibili (clienti di flotte, contratti di manutenzione) | Aziende con un'alta percentuale di clienti in emergenza o in fuga | La maggior parte delle officine di veicoli commerciali con una clientela mista |
| Obiettivo di utilizzo della capacità | 80–90 % | 70–80 % | 78–85 % |
Per le aziende di veicoli commerciali con una clientela eterogenea, il modello ibrido si rivela spesso efficace nella pratica: combina la pianificabilità degli appuntamenti fissi con la flessibilità necessaria per l’attività quotidiana. Il presupposto fondamentale è tuttavia la presenza di un responsabile della pianificazione o di un capo officina che gestisca attivamente il sistema. Il modo migliore per capire quale modello sia più adatto alla propria azienda è discuterne insieme alla rete Alltrucks. In questo contesto, l’accettazione strutturata degli ordini e le apposite liste di controllo sono tra gli strumenti a disposizione dei partner Alltrucks. Maggiori informazioni sull’attuazione operativa sono disponibili anche nell’articolo dedicato alla pianificazione degli ordini per le officine di veicoli commerciali.
7 strategie per garantire un carico di lavoro uniforme in officina
| KPI | Cosa si misura | Perché rilevante |
|---|---|---|
| Tempo di elaborazione per ordine standard | Tempo dall'ingresso alla fattura | Mostra attrito nella ricezione, nella fornitura di parti e nel controllo qualità |
| Utilizzo della piattaforma di sollevamento | Ore occupate / ore disponibili per fase | Rivela un utilizzo diseguale delle singole postazioni di lavoro |
| Disponibilità dei ricambi all'arrivo | Percentuale di ordini per i quali tutti i pezzi sono pronti prima dell'inizio del lavoro | Principale causa dei tempi di inattività non pianificati |
| Tasso di scoperto al mese | Ordini che superano i tempi previsti | Indicatore precoce per i problemi di pianificazione e di stima |
| Tasso di reclamo | Rilavorazioni per 100 ordini completati | Controlla la qualità della produttività |
| Produttività dei dipendenti | Ore vendute / ore presenti | Combina l'impiego di personale con l'impatto economico |
L'uniformazione dei giorni feriali attraverso il controllo attivo dei piani di lavoro
Il lunedì e il martedì sono i giorni più affollati nella maggior parte delle officine perché i clienti chiamano „all'inizio della settimana“. Pertanto, contrastate attivamente questo fenomeno: Offrite tempi di consegna più brevi o fasce orarie preferenziali dal mercoledì al venerdì. Alcune aziende concedono persino un piccolo sconto per gli appuntamenti nelle fasce orarie più deboli. In questo modo è possibile ottimizzare l'utilizzo della capacità dell'officina, poiché l'obiettivo è quello di ottenere una distribuzione uniforme in tutti e cinque i giorni lavorativi.
Mescolare in modo intelligente i tipi di ordine
Una giornata dedicata interamente a riparazioni di grande entità su veicoli commerciali pesanti è problematica tanto quanto una giornata dedicata interamente a brevi controlli. Per questo motivo, cercate di variare intenzionalmente le attività: combinate gli interventi lunghi (cambio, assale) con quelli brevi (cambio dell’olio, controllo dei freni). In questo modo le piattaforme non rimangono bloccate per l’intera giornata e il vostro team svolge un lavoro vario. Anche l’ottimizzazione dei tempi di lavorazione trae diretto vantaggio da questo approccio.
Utilizzare i clienti della flotta come ancore di pianificazione
I contratti di manutenzione con le aziende di trasporto valgono oro, non solo dal punto di vista finanziario, ma anche in termini di pianificazione. Dovreste quindi concordare giorni o settimane di manutenzione fissi e pianificarli a lungo termine. In questo modo si crea un utilizzo affidabile della capacità di base su cui costruire per i clienti abituali e per le emergenze.
Adeguamento della capacità stagionale
L'utilizzo della capacità dell'officina non fluttua solo settimanalmente, ma anche stagionalmente. L'ondata di PTI (controllo periodico dei veicoli secondo l'UE 2014/45) nel quarto trimestre, il cambio dei pneumatici in ottobre/novembre e la stagione delle vacanze in estate creano modelli prevedibili. È quindi necessario pianificare le capacità del personale (ferie, lavoro temporaneo, straordinari) e le scorte di ricambi di conseguenza.
Ordini interni come riempimento del buffer
Se inaspettatamente si libera una fascia oraria, devono essere disponibili lavori interni preparati: Manutenzione dei veicoli dell'officina, riparazione degli strumenti, formazione, ottimizzazione delle postazioni di lavoro. In questo modo, nessuna ora rimane inutilizzata, anche se non c'è alcun ordine del cliente in corso.
Individuare ed espandere le risorse che presentano colli di bottiglia
Spesso il collo di bottiglia non è il numero di piattaforme, bensì la mancanza di un meccanico specializzato o di un attrezzo speciale. Identificate quindi le vostre risorse che costituiscono un collo di bottiglia e investite in modo mirato: sviluppate competenze complementari, potenziate le capacità relative ad attrezzi e attrezzature nei punti di strozzatura, ampliate le capacità delle piattaforme di sollevamento. Infatti, un singolo punto di strozzatura può rallentare l’intera officina. Per l’ulteriore sviluppo strutturale del team, i partner Alltrucks hanno inoltre a disposizione i corsi di formazione Alltrucks (livelli 1/2/3) e la certificazione come tecnico di sistema multimarca.
Trasparenza attraverso i dati in tempo reale
Si può controllare solo ciò che si vede. Un sistema di controllo digitale dell'officina con una panoramica in tempo reale vi mostra quindi in ogni momento: quale piattaforma è occupata? Quale lavoro è in programma? Dove è imminente un ritardo? Moduli specifici sono disponibili per i partner Alltrucks attraverso le partnership di servizio esistenti: Werbas come DMS e Per favore, correggi per il collegamento officina-flotta (entrambi collegati alla rete Alltrucks tramite partnership di servizio). Inoltre, il Tutti i camion VINcat (catalogo ricambi) tramite il VIN - questo riduce i tempi di ricerca e di impostazione nella preparazione degli ordini. Questa trasparenza permette di prendere contromisure nel corso della giornata, invece di rendersi conto solo alla fine del mese che l'utilizzo della capacità non era corretto.
Valuteremo insieme quale di queste strategie avrà il massimo effetto nella vostra azienda. Mettetevi in contatto con noi: possiamo fornirvi le basi per un'accettazione strutturata e le liste di controllo della rete di partner Alltrucks.
L'impatto economico del tasso di utilizzo
Per illustrarne la portata, calcoleremo prima un esempio tipo con logica divulgativa: un'officina di veicoli commerciali con 6 meccanici e 5 giorni lavorativi. Se desiderate approfondire, troverete ulteriori informazioni nell'articolo sull'approvvigionamento dei ricambi.
- Tempo produttivo disponibile al giorno: 6 meccanici × 6,5 ore = 39 ore
- A 68 % di utilizzo (ipotesi di calcolo effettiva): 39 × 0,68 = 26,5 ore vendute al giorno
- All'82 utilizzo dell'% (ipotesi di calcolo target): 39 × 0,82 = 32 ore vendute al giorno
- differenza al giorno: +5,5 ore di vendita
- differenza al mese (22 giorni lavorativi): Circa 121 ore aggiuntive vendute
- differenza all'anno: Circa 1.450 ore aggiuntive vendute: un effetto notevole a parità di capacità.
Si tratta di circa 1.450 ore in più vendute all’anno – in termini teorici, senza un solo nuovo cliente e senza un palcoscenico aggiuntivo, semplicemente grazie a un migliore utilizzo delle capacità esistenti. I presupposti per raggiungere questo risultato sono un buon sistema di pianificazione e la disciplina necessaria per utilizzarlo in modo coerente. L’effetto effettivo nella propria azienda dipende tuttavia dal mix di clienti, dalle dimensioni del team e dalla situazione di partenza. Ulteriori aspetti relativi alla redditività sono trattati anche negli articoli Gestire un'officina in modo redditizio e Calcolare la tariffa oraria.
„Senza uno stadio aggiuntivo, spesso è possibile aumentare il fatturato semplicemente utilizzando la capacità esistente in modo più coerente: uno strumento di pianificazione digitale e un breve corso di formazione sono spesso sufficienti come investimento“.“- L'esperienza della rete di partner Alltrucks
- Calcolate il vostro attuale tasso di utilizzo della capacità (ore vendute / ore produttive disponibili) per gli ultimi 3 mesi.
- Analizzate il carico di lavoro per giorno della settimana: individuate i vostri giorni più deboli.
- Definire il modello di capacità: programmazione fissa, a blocchi o ibrida.
- Creare un elenco di ordini interni come riempimento del buffer per i tempi morti imprevisti.
- Identificate le vostre 3 principali risorse con collo di bottiglia e pianificate investimenti mirati.
- Impostare un rapporto mensile sull'utilizzo della capacità e verificare l'andamento nel tempo.
