Conformitatea în parcul auto: reglementări, obligații, riscuri

Conformitatea în cadrul flotei nu este un scop birocratic în sine - este vorba de gestionarea riscurilor. Cei care ignoră obligațiile legale nu riscă doar amenzi, ci și răspunderea personală a conducerii, excluderea din asigurare și pierderea reputației în caz de daune. După un accident grav, neefectuarea verificării permisului de conducere poate duce la urmărirea penală în temeiul legislației naționale privind traficul rutier (conducere fără permis). Orientările de reglementare sunt stabilite de autoritățile naționale competente în materie de transport de marfă și mobilitate. În prezent, conformitatea parcului de vehicule necesită îndeplinirea în paralel a Regulamentul UE 561/2006 (perioadele de conducere și de odihnă), a Regulamentul UE 165/2014 (tahograf digital), a ISO 39001 (RTS Management), a Directiva UE 2014/45 (inspecția tehnică periodică) și reglementările naționale privind calificarea profesională a conducătorilor auto (puse în aplicare de la Directiva UE 2003/59).

Acest articol oferă o prezentare generală a celor mai importante obligații de conformitate în cadrul flotei de vehicule comerciale, a temeiului juridic al acestora și a capcanelor tipice. Acesta nu înlocuiește consultanța juridică, ci este mai degrabă un ghid structurat pentru auditul dumneavoastră de conformitate. Informații mai detaliate privind rolul managerului de flotă în articolul Sarcini în gestionarea flotei. Cifrele practice sunt furnizate de asociațiile naționale de transport de marfă.

Conformitatea flotei reprezintă respectarea tuturor cerințelor legale și de reglementare pentru proprietari și administratorii de flote atunci când operează flote de vehicule comerciale. Aceasta include răspunderea proprietarului, verificarea permisului de conducere, inspecțiile privind sănătatea și siguranța, perioadele de conducere și de odihnă, securizarea încărcăturii și protecția datelor. Încălcările pot duce la sancțiuni oficiale semnificative pentru fiecare caz.

În majoritatea sistemelor juridice europene, deținătorul unui vehicul este destinatarul central al tuturor obligațiilor legate de vehicul. Deținătorul nu este neapărat proprietarul - în cazul vehiculelor închiriate, de exemplu, deținătorul este de obicei locatarul. Deținătorul este persoana care utilizează vehiculul pe cont propriu și exercită puterea de dispoziție.

Zeci de sarcini decurg din această poziție de titular: asigurarea siguranței tehnice rutiere, respectarea inspecțiilor legale, asigurarea, verificarea adecvării șoferilor, monitorizarea timpilor de conducere, asumarea responsabilității pentru asigurarea încărcăturilor, organizarea inspecțiilor de sănătate și siguranță. Cea mai importantă constatare: aceste sarcini pot fi delegate managerului de flotă, însă, în conformitate cu legislația privind răspunderea civilă, responsabilitatea rămâne a proprietarului și, prin urmare, a conducerii.

Inspecția de sănătate și securitate - denumită adesea „inspecția echipamentului de lucru“ în reglementările naționale - este una dintre cele mai frecvent neglijate obligații de conformitate. Aceasta impune ca toate vehiculele utilizate în scopuri comerciale să fie inspectate cel puțin o dată pe an de către un expert pentru a se asigura că acestea sunt în stare de funcționare sigură. Spre deosebire de inspecția generală, aceasta nu se referă la siguranța rutieră în sens restrâns, ci la protejarea angajaților împotriva accidentelor la locul de muncă cu vehiculul. Dacă doriți să aprofundați, puteți găsi mai multe informații în articolul de pe Lista de verificare a inspecției Informații suplimentare.

Această obligație se aplică tuturor vehiculelor comerciale utilizate în scopuri comerciale - de la camioane și furgonete grele la camioane și remorci de 7,5 tone. Inspecția trebuie efectuată de un expert - de obicei într-un atelier calificat pentru vehicule comerciale - și documentată într-un registru de inspecție.

Regulamentele UE 561/2006 și 165/2014 privind perioadele de conducere și de odihnă se aplică șoferilor de vehicule de peste 3,5 tone. Acestea reglementează perioadele maxime de conducere zilnice și săptămânale, pauzele obligatorii și perioadele de odihnă zilnice și săptămânale. Cele mai importante valori-cheie: maximum 9 ore de conducere pe zi (până la 10 ore de două ori pe săptămână), maximum 56 de ore pe săptămână, maximum 90 de ore pe săptămână dublă, cel puțin 11 ore de odihnă zilnică, cel puțin 45 de ore de odihnă săptămânală.

Conformitatea este documentată prin intermediul tahografului digital, în conformitate cu UE 165/2014. Încălcările sunt depistate în timpul controalelor rutiere sau al auditurilor efectuate la nivelul întreprinderilor și sunt sancționate în conformitate cu amenzile stabilite la nivel național împotriva conducătorilor auto și a întreprinderilor. Sancțiunile individuale se acumulează dacă sunt detectate mai multe încălcări în cadrul unei inspecții - sumele specifice sunt stabilite în catalogul național actual.

Pentru testarea profesională, calibrarea și sigilarea tahografelor digitale, rețeaua Alltrucks lucrează cu parteneri precum Semmler TachoControl împreună.

O evaluare săptămânală a tahografului ajută la recunoașterea timpurie a încălcărilor minore recurente, înainte ca acestea să apară ca un pachet de constatări în cadrul unei inspecții. În cazul în care apar anomalii, formarea individuală a conducătorilor auto face parte din răspunsul standard.

Verificarea periodică a permiselor de conducere este una dintre cele mai importante obligații de conformitate - și, de asemenea, una dintre cele mai frecvent neglijate. Proprietarul este obligat să verifice cel puțin o dată la șase luni dacă toți șoferii dețin un permis de conducere valabil din categoria cerută. De asemenea, șoferii profesioniști sunt obligați să urmeze cursuri de formare regulate în conformitate cu Directiva UE 2003/59 - 35 de ore la fiecare 5 ani.

Oricine este neglijent aici riscă consecințe masive. În cazul în care un șofer fără permis de conducere valabil provoacă un accident, proprietarul poate fi urmărit penal în temeiul legislației naționale privind traficul rutier pentru „permiterea conducerii fără permis“. Compania de asigurări poate refuza să plătească despăgubiri sau poate face recurs. Pentru deținător, problema devine o amenințare la adresa existenței sale.

Asigurarea încărcăturii este un domeniu în care proprietarul, șoferul vehiculului și expeditorul sunt responsabili în egală măsură. Temeiul juridic poate fi găsit în Directiva UE 2014/47 (inspecții tehnice rutiere), în reglementările naționale privind traficul rutier, în standardele din seria EN 12195 și în legislația comercială națională respectivă. Acesta trebuie să fie asigurat împotriva alunecării, rostogolirii, căderii, căderii și zgomotului inadmisibil - și astfel încât să se mențină la 0,8 g și în timpul frânării de urgență.

Pentru managerul de flotă, acest lucru înseamnă furnizarea unui număr suficient de echipamente de ancorare, organizarea de cursuri de formare regulate, elaborarea de planuri de asigurare a încărcăturii pentru operațiuni tipice și efectuarea de verificări la fața locului. Încălcările normelor de fixare a încărcăturii sunt pedepsite cu sancțiuni tangibile atât pentru șofer, cât și pentru întreprindere - iar în caz de daune, acestea devin foarte costisitoare.

Inspecțiile periodice obligatorii ale vehiculelor reprezintă cea mai evidentă obligație de conformitate - și totuși acestea sunt adesea efectuate cu întârziere. Cele mai importante date dintr-o privire (puse în aplicare la nivel național începând cu Directiva 2014/45/UE): Inspecția principală anuală pentru vehiculele comerciale de peste 3,5 tone, inspecția suplimentară de siguranță pentru vehiculele de peste 7,5 tone și remorcile de peste 10 tone, testarea emisiilor de gaze de eșapament de obicei împreună cu inspecția principală.

Dacă întârziați la o întâlnire, riscați amenzi eșalonate care cresc în funcție de durata întârzierii. Cu toate acestea, un accident în care este implicat un vehicul fără o inspecție generală valabilă poate avea consecințe mult mai grave: Acoperirea de asigurare poate fi limitată, proprietarul poate fi tras la răspundere personal, iar soluționarea cererilor de despăgubire devine mult mai complicată.

The GDPR face din managerul de flotă un responsabil cu protecția datelor în sine. Orice persoană care utilizează sisteme telematice, înregistrează datele privind permisul de conducere, evaluează utilizarea cardurilor de combustibil sau stochează date privind daunele prelucrează datele cu caracter personal ale angajaților. Acest lucru necesită reglementări clare în contractul de societate, obligații de informare transparente și măsuri tehnice și organizatorice adecvate.

Sistemele telematice sunt deosebit de importante: acestea înregistrează date privind deplasările, stilul de conducere, pauzele și locațiile - toate informații extrem de sensibile. Introducerea sistemelor telematice fără implicarea comitetului de întreprindere în conformitate cu legislația privind co-determinarea și fără o evaluare a impactului asupra protecției datelor este foarte riscantă din punct de vedere juridic. În acest caz, ar trebui să implicați întotdeauna un responsabil cu protecția datelor.

Conformitatea nu este o stare, ci un proces. Odată ce ați configurat totul corect, nu veți scăpa de probleme pentru totdeauna - reglementările se schimbă, vehiculele vin și pleacă, angajații se schimbă. Prin urmare, un audit periodic al conformității este nenegociabil. Mai multe informații detaliate în articolul de pe KPI pentru flotă.

Un audit bun cuprinde trei niveluri: cerințe formale (sunt respectate toate termenele de inspecție, sunt actualizate toate documentele?), procese (funcționează rutinele, există proceduri inteligibile?) și verificări punctuale (sunt corecte înregistrările, corespund ele realității?). În mod ideal, se efectuează o dată pe an la nivel extern și se repetă la nivel intern în lunile următoare.

Un punct de vedere extern descoperă în mod regulat lacune care sunt trecute cu vederea în activitatea de zi cu zi - nu pentru că un audit este obligatoriu, ci pentru că rutina te face să nu-ți vezi operațiunile.