Zgodność z przepisami we flocie pojazdów: przepisy, obowiązki, zagrożenia

Zgodność we flocie nie jest biurokratycznym celem samym w sobie - to zarządzanie ryzykiem. Ci, którzy ignorują zobowiązania prawne, ryzykują nie tylko grzywny, ale także osobistą odpowiedzialność kierownictwa, wykluczenie z ubezpieczenia i utratę reputacji w przypadku szkody. Po poważnym wypadku brak sprawdzenia prawa jazdy kierowcy może skutkować wszczęciem postępowania karnego na mocy krajowego prawa o ruchu drogowym (prowadzenie pojazdu bez prawa jazdy). Wytyczne regulacyjne są ustalane przez właściwe organy krajowe ds. transportu towarowego i mobilności. Obecnie zgodność floty pojazdów wymaga równoległego spełnienia następujących wymogów Rozporządzenie UE 561/2006 (czas jazdy i odpoczynku) Rozporządzenie UE nr 165/2014 (tachograf cyfrowy) ISO 39001 (RTS Management), the Dyrektywa UE 2014/45 (okresowe kontrole techniczne) oraz krajowe przepisy dotyczące kwalifikacji kierowców zawodowych (wdrożone od 1 stycznia 2011 r.). Dyrektywa UE 2003/59).

Niniejszy artykuł zawiera przegląd najważniejszych obowiązków w zakresie zgodności we flocie pojazdów użytkowych, ich podstawy prawne i typowe pułapki. Nie stanowi on substytutu porady prawnej, ale raczej usystematyzowany przewodnik dotyczący audytu zgodności. Więcej szczegółowych informacji na temat roli menedżera floty w artykule Zadania w zarządzaniu flotą. Praktyczne dane są dostarczane przez krajowe stowarzyszenia transportu towarowego.

Zgodność floty z przepisami to przestrzeganie wszystkich wymogów prawnych i regulacyjnych przez właścicieli i menedżerów flot podczas obsługi flot pojazdów użytkowych. Obejmuje to odpowiedzialność właściciela, kontrole prawa jazdy, inspekcje BHP, okresy jazdy i odpoczynku, zabezpieczenie ładunku i ochronę danych. Naruszenia mogą skutkować znacznymi karami urzędowymi w każdym przypadku.

W większości europejskich systemów prawnych posiadacz pojazdu jest głównym adresatem wszystkich zobowiązań związanych z pojazdem. Dysponent niekoniecznie jest właścicielem - na przykład w przypadku pojazdów leasingowanych dysponentem jest zazwyczaj leasingobiorca. Dysponent jest osobą, która korzysta z pojazdu na własny rachunek i wykonuje prawo do dysponowania nim.

Z tego stanowiska wynikają dziesiątki obowiązków: zapewnienie technicznego bezpieczeństwa na drodze, przestrzeganie ustawowych kontroli, zapewnienie ubezpieczenia, sprawdzanie przydatności kierowców, monitorowanie czasu jazdy, ponoszenie odpowiedzialności za zabezpieczenie ładunków, organizowanie kontroli zdrowia i bezpieczeństwa. Najważniejsza świadomość: obowiązki te mogą być delegowane na menedżera floty - ale odpowiedzialność wynikająca z prawa odpowiedzialności pozostaje po stronie właściciela, a tym samym kierownictwa.

Kontrola bezpieczeństwa i higieny pracy - często określana w przepisach krajowych jako „kontrola sprzętu roboczego“ - jest jednym z najczęściej pomijanych obowiązków w zakresie zgodności. Wymaga on, aby wszystkie pojazdy używane do celów komercyjnych były kontrolowane co najmniej raz w roku przez eksperta w celu zapewnienia, że są one w bezpiecznym stanie. W przeciwieństwie do ogólnej kontroli, nie chodzi tu o bezpieczeństwo drogowe w wąskim znaczeniu, ale o ochronę pracowników przed wypadkami przy pracy z udziałem pojazdu. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule na stronie Lista kontrolna inspekcji Więcej informacji.

Obowiązek ten dotyczy wszystkich pojazdów użytkowych wykorzystywanych do celów komercyjnych - od ciężkich samochodów ciężarowych i dostawczych po 7,5-tonowe ciężarówki i przyczepy. Kontrola musi być przeprowadzona przez eksperta - zazwyczaj w wykwalifikowanym warsztacie pojazdów użytkowych - i udokumentowana w dzienniku kontroli.

Rozporządzenia UE 561/2006 i 165/2014 w sprawie czasu prowadzenia pojazdu i okresów odpoczynku mają zastosowanie do kierowców pojazdów o masie powyżej 3,5 tony. Regulują one maksymalny dzienny i tygodniowy czas prowadzenia pojazdu, obowiązkowe przerwy oraz dzienne i tygodniowe okresy odpoczynku. Najważniejsze kluczowe wartości: maksymalnie 9 godzin jazdy dziennie (do 10 godzin dwa razy w tygodniu), maksymalnie 56 godzin tygodniowo, maksymalnie 90 godzin w podwójnym tygodniu, co najmniej 11 godzin dziennego odpoczynku, co najmniej 45 godzin tygodniowego odpoczynku.

Zgodność jest dokumentowana za pomocą tachografu cyfrowego zgodnie z przepisami UE 165/2014. Naruszenia są wykrywane podczas kontroli drogowych lub audytów firm i karane zgodnie z krajowymi grzywnami nakładanymi na kierowców i firmy. Poszczególne kary sumują się w przypadku wykrycia kilku naruszeń podczas jednej kontroli - konkretne kwoty są określone w aktualnym katalogu krajowym.

W zakresie profesjonalnego testowania, kalibracji i plombowania tachografów cyfrowych, sieć Alltrucks współpracuje z takimi partnerami jak Semmler TachoControl razem.

Praktyka sieci partnerskiej Alltrucks pokazuje: Cotygodniowa ocena tachografu pomaga rozpoznać powtarzające się drobne wykroczenia na wczesnym etapie, zanim pojawią się one jako zbiór ustaleń podczas kontroli. Jeśli wystąpią nieprawidłowości, częścią standardowej reakcji jest indywidualne szkolenie kierowców.

Regularne kontrole prawa jazdy są jednym z najważniejszych obowiązków w zakresie zgodności - a także jednym z najczęściej zaniedbywanych. Właściciel jest zobowiązany do sprawdzania co najmniej raz na sześć miesięcy, czy wszyscy kierowcy posiadają ważne prawo jazdy wymaganej kategorii. Zawodowi kierowcy są również zobowiązani do przechodzenia regularnych szkoleń zgodnie z dyrektywą UE 2003/59 - 35 godzin co 5 lat.

Każdy, kto dopuści się zaniedbania, naraża się na poważne konsekwencje. Jeśli kierowca bez ważnego prawa jazdy spowoduje wypadek, właściciel może zostać oskarżony na mocy krajowego prawa o ruchu drogowym za „zezwolenie na prowadzenie pojazdu bez prawa jazdy“. Firma ubezpieczeniowa może odmówić wypłaty świadczeń lub skorzystać z regresu. Dla właściciela pojazdu sprawa staje się zagrożeniem dla jego egzystencji.

Zabezpieczenie ładunku to obszar, w którym właściciel, kierowca pojazdu i spedytor są w równym stopniu odpowiedzialni. Podstawę prawną można znaleźć w Dyrektywa UE 2014/47 (techniczne kontrole drogowe), w krajowych przepisach ruchu drogowego, w normach serii EN 12195 i w odpowiednim krajowym prawie handlowym. Musi być zabezpieczony przed poślizgiem, toczeniem się, przewróceniem, upadkiem i niedopuszczalnym hałasem - oraz w taki sposób, aby utrzymywał 0,8 g podczas hamowania awaryjnego.

Dla menedżera floty oznacza to zapewnienie wystarczającej ilości sprzętu mocującego, organizowanie regularnych szkoleń, opracowywanie planów mocowania ładunku dla typowych operacji i przeprowadzanie wyrywkowych kontroli. Naruszenie zasad mocowania ładunku wiąże się z wymiernymi sankcjami zarówno dla kierowcy, jak i dla firmy - a w przypadku szkód może być naprawdę kosztowne.

Regularne obowiązkowe kontrole pojazdów są najbardziej oczywistym obowiązkiem w zakresie zgodności - a jednak często są przeprowadzane z opóźnieniem. Najważniejsze daty w skrócie (wdrożone na szczeblu krajowym na podstawie dyrektywy UE 2014/45): przegląd główny corocznie dla pojazdów użytkowych powyżej 3,5 tony, dodatkowy przegląd bezpieczeństwa dla pojazdów powyżej 7,5 tony i przyczep powyżej 10 ton, test emisji spalin zwykle razem z przeglądem głównym.

Jeśli spóźnisz się na spotkanie, ryzykujesz rozłożone w czasie grzywny, które rosną wraz z długością opóźnienia. Jednak wypadek z udziałem pojazdu bez ważnego ogólnego przeglądu technicznego może mieć znacznie poważniejsze konsekwencje: Ochrona ubezpieczeniowa może zostać ograniczona, właściciel może zostać pociągnięty do osobistej odpowiedzialności, a zaspokajanie roszczeń staje się znacznie bardziej skomplikowane.

The RODO czyni menedżera floty inspektorem ochrony danych na własnych prawach. Każdy, kto korzysta z telematyki, rejestruje dane dotyczące prawa jazdy, ocenia wykorzystanie kart paliwowych lub przechowuje dane dotyczące szkód, przetwarza dane osobowe pracowników. Wymaga to jasnych regulacji w umowie spółki, przejrzystych obowiązków informacyjnych oraz odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Systemy telematyczne są szczególnie krytyczne: rejestrują dane dotyczące ruchu, stylu jazdy, czasu przerw i lokalizacji - wszystkie te informacje są bardzo wrażliwe. Wprowadzenie telematyki bez udziału rady zakładowej na mocy prawa o współdecydowaniu i bez oceny wpływu na ochronę danych jest bardzo ryzykowne z prawnego punktu widzenia. W tym przypadku zawsze należy zaangażować inspektora ochrony danych.

Zgodność nie jest stanem, ale procesem. Po prawidłowym skonfigurowaniu wszystkiego, nie jesteś wolny od haczyka na zawsze - przepisy się zmieniają, pojazdy przychodzą i odchodzą, pracownicy się zmieniają. Dlatego też regularny audyt zgodności nie podlega negocjacjom. Więcej szczegółowych informacji w artykule na temat KPI floty.

Dobry audyt obejmuje trzy poziomy: wymogi formalne (czy wszystkie terminy kontroli są przestrzegane, czy wszystkie dokumenty są aktualne?), procesy (czy procedury działają, czy są zrozumiałe?) i kontrole wyrywkowe (czy zapisy są prawidłowe, czy odpowiadają rzeczywistości?). Najlepiej przeprowadzać je zewnętrznie raz w roku i powtarzać wewnętrznie w kolejnych miesiącach.

Spojrzenie z zewnątrz regularnie ujawnia luki, które są pomijane w codziennej działalności - nie dlatego, że audyt jest obowiązkowy, ale dlatego, że rutyna sprawia, że jesteś ślepy na swoje operacje.